Zwei-Faktor-Anmeldung

Ein zweiter Faktor schützt Dein Konto auch dann, wenn jemand Dein Passwort kennt: Mit dem Passwort allein kommt dann niemand mehr herein. Als zweiter Faktor zählt ein Passkey (Fingerabdruck, Gesicht, Geräte-PIN oder ein Sicherheitsschlüssel wie ein YubiKey) oder eine Authenticator-App auf Deinem Telefon, die alle 30 Sekunden einen sechsstelligen Code anzeigt.

Wann der zweite Faktor Pflicht ist

Wer in TheraPlanner an Patientendaten herankommt, braucht einen zweiten Faktor – ab der ersten Anmeldung, ohne Frist. Das gilt für jede Praxis und lässt sich weder von der Praxis noch vom Support abschalten. Die Akten sollen nie an einem einzigen Passwort hängen.

Fehlt der zweite Faktor, erscheint der Hinweis Zweiter Faktor ist Pflicht, und TheraPlanner führt Dich in den Assistenten. Erst danach geht es weiter. Hast Du einen eingerichtet, steht im Reiter Sicherheit Deines Profils die leise Zeile „Pflicht für Dein Konto – erfüllt“.

Für Konten ohne Zugriff auf Patientendaten ist der zweite Faktor freiwillig – empfehlenswert ist er trotzdem.

Einrichten mit dem Assistenten

Der Assistent Zweiten Faktor einrichten führt in fünf Schritten durch die Einrichtung: Warum, Methode, Einrichten, Bestätigen, Ersatzweg. Das dauert etwa zwei Minuten. Du erreichst ihn über den Hinweis oben auf der Seite oder über den Knopf Zweiten Faktor einrichten.

1. Lies den ersten Schritt und wähle den Knopf zum Weitermachen.
2. Wähle die Methode: Passkey (empfohlen) oder Authenticator-App.
3. Bestätige Dein Passwort mit Mit Passwort freischalten. So kann niemand in einer offen gelassenen Sitzung einen eigenen zweiten Faktor anlegen.
4. Richte den Faktor ein – wie, steht in den beiden Abschnitten unten.
5. Probiere ihn einmal aus.
6. Sichere einen Ersatzweg und schließe mit Fertig ab.

Mit einem Passkey

1. Gib dem Gerät auf Wunsch einen Namen, etwa „Praxisrechner Empfang“. Lässt Du das Feld leer, benennt TheraPlanner es nach Browser und Betriebssystem.
2. Wähle Passkey anlegen. Dein Browser fragt nach Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN.
3. Bestätige im nächsten Schritt einmal mit Mit Passkey bestätigen. Genau so fragt TheraPlanner künftig nach dem Passwort.
4. Lege einen Ersatzweg an: einen zweiten Passkey (etwa am Telefon), einen Sicherheitsschlüssel oder über Authenticator-App als Ersatz die App mit Wiederherstellungscodes.

Einen YubiKey ohne eigene PIN fügst Du als Sicherheitsschlüssel ohne PIN hinzu. Der Passkey bleibt auf Deinem Gerät – TheraPlanner bekommt nur einen öffentlichen Schlüssel. Mehr unter Passkeys.

Mit einer Authenticator-App

Geeignet ist jede gängige App, etwa Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder 1Password.

1. Öffne die App auf Deinem Telefon und wähle im Assistenten QR-Code zeigen.
2. Scanne den QR-Code mit der App. Streikt die Kamera, tippe den angezeigten Schlüssel von Hand ein.
3. Wähle Eingelesen.
4. Gib die sechs Ziffern ein, die die App gerade zeigt, und wähle Bestätigen.
5. Sichere die acht Wiederherstellungscodes – zum Beispiel ausgedruckt oder im Passwortmanager. Mit Codes kopieren landen sie in der Zwischenablage.
6. Wähle Codes gesichert – weiter.

Später verwalten

Im Profil, Reiter Sicherheit, steht die Karte Zwei-Faktor-Anmeldung. Dort siehst Du, ob die Authenticator-App Aktiv oder Nicht eingerichtet ist, und kannst:

• Einrichten – die App nachträglich verbinden, auch zusätzlich zu einem Passkey.
• Neue Wiederherstellungscodes erzeugen. Die alten verlieren dabei ihre Gültigkeit, auch die unbenutzten. Bestätigt wird mit einem Code aus der App.
• Abschalten – die App entfernen, ebenfalls mit einem Code aus der App.

Ändern lässt sich das erst, nachdem Du Dein Passwort mit Mit Passwort freischalten bestätigt hast. Danach fragt TheraPlanner zehn Minuten lang nicht erneut.

Ist der zweite Faktor für Dich Pflicht und die App Dein einziger, meldet TheraPlanner Abschalten nicht möglich. Mit einem Passkey daneben darf die App gehen.

Anmelden mit dem zweiten Faktor

Nach dem Passwort fragt die Anmeldung „Noch kurz bestätigen“:

• Mit Passkey: Mit Passkey oder Schlüssel bestätigen wählen und am Gerät bestätigen.
• Mit App: den aktuellen Code eintippen.
• Ohne Telefon: Kein Zugriff auf die App? Wiederherstellungscode benutzen wählen und einen der gesicherten Codes eingeben.

Nach mehreren falschen Codes sperrt die Abfrage eine Weile.

Telefon verloren, keine Codes mehr

Dann kann nur der Support Deinen zweiten Faktor entfernen – und auch das nur, wenn Deine Praxisleitung dem Support vorher befristet Einblick gegeben hat. Der Vorgang steht danach im Protokoll der Praxis. Melde Dich also bei Deiner Praxisleitung; sie gibt unter Verwaltung → Sicherheit → Zugriff durch TheraPlanner frei, siehe Dem Support Einblick geben. Anschließend richtest Du den zweiten Faktor neu ein.

Was (noch) nicht geht

Eine Praxis kann den zweiten Faktor nicht strenger einstellen als TheraPlanner selbst, etwa für Konten ohne Zugriff auf Patientendaten. Es gilt für alle Praxen dieselbe Regel.