Zugriffsprotokoll

Das Zugriffsprotokoll beantwortet die Frage „Wer hat was angefasst?“ – für die ganze Praxis. Du brauchst es, wenn ein Verdacht im Raum steht, wenn eine Patientin fragt, wer ihre Akte gesehen hat, oder wenn Du nach einer Datenpanne binnen 72 Stunden sagen musst, wer betroffen ist.

Wer das Protokoll sieht

Die Seite steht unter Verwaltung → Sicherheit → Zugriffsprotokoll. Sie braucht das Recht „Änderungshistorie einsehen“. Ab Werk haben es Inhaber:in und Praxisleitung; Empfang, Abrechnung, Assistenz und Therapeut:innen haben es nicht. Das Protokoll ist selbst eine Auskunft über Patient:innen und über die Arbeit im Team.

Was in einer Zeile steht

Was in den Feldern stand, zeigt das Protokoll bewusst nicht. Sonst ließe sich hier eine Diagnose lesen, die jemand in der Akte nicht sehen darf. Den Verlauf einer einzelnen Akte mit ihren Inhalten zeigt die Änderungshistorie in der Akte – für Personen, die die Akte auch sonst sehen dürfen.

Einträge filtern

Über die Filter der Tabelle grenzt Du ein:

• Zeitraum – mit Von und Bis.
• Handelnde Person – ein Teammitglied oder das System.
• Ereignisart – zum Beispiel nur „Exportiert“.
• Zugangsweg – zum Beispiel nur die API.
• Betroffener Datensatz – eine bestimmte Akte oder eine Art des Datensatzes.

So findest Du etwa alles, was in den letzten zwei Wochen an der Akte einer bestimmten Patientin geschah:

1. Öffne den Filter Betroffener Datensatz und wähle unter Akte die Patientin.
2. Setze unter Zeitraum das Datum bei Von.
3. Lies die Liste von oben nach unten – die neuesten Einträge stehen oben.

Als CSV exportieren

Mit Als CSV exportieren oben auf der Seite lädst Du die gefilterten Einträge als Tabelle herunter – etwa für die Datenschutzbeauftragte oder eine Anfrage der Aufsichtsbehörde. Setze also zuerst die Filter. Auch der Export steht anschließend im Protokoll.

Was protokolliert wird – und wie lange

• Jede Änderung an einem Datensatz: wer, wann, welche Felder, über welchen Weg.
• Exporte und Herausgaben, etwa ein Datenexport oder eine Übertragung an einen fremden Dienst.
• Lesende Zugriffe dort, wo TheraPlanner sie eigens festhält, etwa beim Abgleich mit Kalender-Apps, im Patientenportal und beim Öffnen dieses Protokolls. Nicht jede Liste, die jemand ansieht, steht im Protokoll – sonst wäre es binnen Wochen unlesbar.

Einträge lassen sich weder ändern noch löschen, auch nicht von der Leitung. Sie bleiben zehn Jahre stehen – so lange, wie Behandlungsunterlagen aufzubewahren sind.

Nicht verwechseln