Rollen und Rechte

Welche sechs Rollen es gibt, was jede in der Voreinstellung darf und warum der Empfang keine Diagnosen sieht.

Zuletzt geprüft am 24. Oktober 2026

Auf dieser Seite

Die sechs Rollen
Stammdaten und Behandlungsdaten
Was jede Rolle darf
Alle Fälle oder nur eigene Fälle
Die interne Terminnotiz
Rollen vergeben und ändern
Was (noch) nicht geht

Jedes Mitglied hat in Deiner Praxis genau eine Rolle. Die Rolle bringt ein festes Bündel an Rechten mit. Einzelne Rechte kannst Du zusätzlich vergeben, siehe Rechteübersicht.

Die sechs Rollen

Rolle	Für wen	Behandelt
Inhaber:in	trägt die Verantwortung und entscheidet über Geld und Auftritt	ja
Praxisleitung	führt den Betrieb	ja
Therapeut:in	behandelt, dokumentiert, schreibt Berichte	ja
Empfang	Termine, Stammdaten, Posteingang	nein
Finanzfachkraft	Rechnungen, Zahlungen, Auswertungen	nein
Assistenz	unterstützt bei Terminen und Dokumenten	nein

„Behandelt“ bestimmt den vorgeschlagenen Platztyp beim Einladen. Der Platztyp entscheidet über die Kosten, nicht über die Rechte, siehe Jemanden ins Team einladen.

Eine Rolle gilt nur in Deiner Praxis. Wer auch in einer anderen Praxis arbeitet, kann dort eine andere Rolle haben.

Stammdaten und Behandlungsdaten

TheraPlanner trennt zwei Arten von Patientendaten:

Stammdaten	Behandlungsdaten
Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail	Diagnose, Anamnese, Notizen
Kasse, Versicherungsart	Behandlungsnotizen, Behandlungsverlauf
	Therapieberichte, Diagnose auf der Verordnung

Wer Termine vergibt, braucht Namen und Telefonnummer, aber nicht die Diagnose. Behandlungsdaten unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Deshalb haben Empfang, Finanzfachkraft und Assistenz in der Voreinstellung kein einziges Recht auf Behandlungsdaten.

Was jemand nicht sehen darf, erscheint gar nicht: kein leeres Feld, kein Reiter, kein ausgegrauter Menüpunkt. Auch ein direkt aufgerufener Link zeigt dann nur eine Fehlermeldung.

Was jede Rolle darf

Die Voreinstellung, mit der jede Praxis beginnt. I = Inhaber:in, L = Praxisleitung, T = Therapeut:in, E = Empfang, F = Finanzfachkraft, A = Assistenz.

Recht	I	L	T	E	F	A
Stammdaten sehen	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Patient:innen anlegen	ja	ja	ja	ja	nein	ja
Stammdaten bearbeiten	ja	ja	ja	ja	nein	nein
Diagnose, Anamnese, Notizen, Berichte	ja	ja	ja	nein	nein	nein
Termine sehen und anlegen	ja	ja	ja	ja	nein	ja
Fremde Termine verwalten, Räume verwalten	ja	ja	nein	ja	nein	nein
Verordnungen sehen	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Verordnungen anlegen	ja	ja	ja	ja	nein	nein
Bescheinigungen ausstellen	ja	ja	ja	nein	nein	nein
Rechnungen, Mahnungen, Zahlungen	ja	ja	nein	nein	ja	nein
Finanzauswertungen (Umsatz)	ja	ja	nein	nein	ja	nein
Seite Auswertungen öffnen	ja	ja	nein	ja	ja	ja
Posteingang	ja	ja	ja	ja	nein	ja
Portalzugänge verwalten	ja	ja	nein	ja	nein	nein
Aufgaben zuweisen	ja	ja	ja	ja	nein	nein
Wiederkehrende Aufgaben einrichten, Aufgaben löschen	ja	ja	nein	nein	nein	nein
Eigene Arbeitszeiten festlegen	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Zeiten und Arbeitszeiten anderer	ja	ja	nein	nein	nein	nein
Mitglieder einladen und verwalten	ja	ja	nein	nein	nein	nein
Praxis-Einstellungen ändern	ja	ja	nein	nein	nein	nein
Tarif und Add-ons, Erscheinungsbild	ja	nein	nein	nein	nein	nein
Datenexport, Onlinebanking-Zugang, API-Zugänge	ja	nein	nein	nein	nein	nein
Praxis löschen	ja	nein	nein	nein	nein	nein

Die vollständige Liste mit allen Einzelrechten Deiner Praxis steht unter Verwaltung → Team → Rechte.

Drei Punkte, die überraschen:

Die Finanzfachkraft sieht den Posteingang nicht. Korrespondenz mit Patient:innen kann Behandlungsinhalte tragen.
Die Praxisleitung führt den Betrieb, entscheidet aber nicht über Geld und Auftritt. Tarif, Logo und Briefbogen, Datenexport, Bankzugang, API-Zugänge und das Löschen der Praxis bleiben bei der Inhaberin. Braucht Deine Praxis es anders, vergibst Du der Leitung diese Rechte einzeln.
Sichtbarkeitsstufen durchbrechen hat keine Rolle, auch nicht die Inhaberin. Das Recht wird nur einzeln für Vertretungsfälle vergeben.

Alle Fälle oder nur eigene Fälle

Beim Zugriff auf Behandlungsdaten gibt es drei Stufen:

Stufe	Bedeutet
Alle Fälle der Praxis	jede Akte der Praxis
Nur eigene Fälle	nur Akten, bei denen die Person einen Termin hatte oder eine Verordnungseinheit gebucht hat
Kein Zugriff	keine Behandlungsdaten

Behandelnde Rollen haben in der Voreinstellung Behandlungsdaten aller Fälle sehen. So funktioniert die Vertretung bei Krankheit. „Eigener Fall“ wird nicht gepflegt, sondern aus Terminen und gebuchten Einheiten hergeleitet: Wer einen Termin übernimmt, wird damit für die Akte zuständig.

Die Stufe Behandlungsdaten eigener Fälle sehen wirkt nur, solange Behandlungsdaten aller Fälle sehen nicht ebenfalls vergeben ist. Du kannst sie einer Person ohne Behandlungsrolle einzeln geben, etwa einer Assistenz, die bei eigenen Terminen mitdokumentiert.

Die interne Terminnotiz

Jeder Termin hat ein Feld Interne Notiz für Organisatorisches: „kommt mit Rollator“, „bitte vorher anrufen“. Weil in einem Freitextfeld erfahrungsgemäß auch Behandlungsinhalte landen, sehen und schreiben es in der Voreinstellung nur Personen mit Zugriff auf Behandlungsdaten.

Unter Verwaltung → Praxis → Einstellungen, Abschnitt Praxis und Arbeitsweise, schaltest Du Interne Terminnotiz auch ohne Zugriff auf Behandlungsdaten sichtbar ein. Dann sieht und schreibt auch der Empfang die Notiz.

Die Behandlungsnotiz ist davon nicht betroffen. Sie ist nie für den Empfang sichtbar.

Rollen vergeben und ändern

Die Rolle wählst Du beim Einladen und änderst sie später unter Verwaltung → Team → Mitglieder mit Rolle ändern, siehe Mitglieder verwalten. Dabei gilt:

Niemand ändert die eigene Rolle.
Die Rolle Inhaber:in vergibt und entzieht nur, wer selbst Inhaber:in ist.
Die letzte Person mit der Rolle Inhaber:in kann weder herabgestuft noch ausgesetzt oder entfernt werden.

Was (noch) nicht geht

Die Voreinstellung einer Rolle lässt sich im Panel nicht ändern.
Ein Recht, das die Rolle mitbringt, lässt sich einer einzelnen Person nicht entziehen. Dafür gibst Du ihr eine andere Rolle.

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