Der Einrichtungsassistent

Der Assistent fragt die wichtigsten Angaben Deiner Praxis in einfachen Fragen ab, jeder Schritt auf einer Karte. Er schreibt dieselben Einstellungen wie die einzelnen Seiten unter Verwaltung → Praxis – Du kannst später alles dort ändern.

Starten und fortsetzen

• Nach dem Anlegen einer Praxis öffnet er sich beim ersten Besuch der Startseite einmal von selbst – für die Inhaberin oder den Inhaber.
• Danach: Verwaltung → Einrichtung → Einrichtung starten bzw. Einrichtung fortsetzen, oder derselbe Knopf in der Kachel auf der Startseite.

Benutzen dürfen ihn Inhaber:in und Praxisleitung (Recht „Praxis-Einstellungen ändern“). Er merkt sich, wo Du warst.

So bedienst Du ihn

Oben steht die Schrittleiste. Ein Haken zeigt, was schon erledigt ist – der Assistent liest das aus Deinen Daten, nicht aus einem gespeicherten Häkchen. Ein Klick auf einen Schritt springt dorthin.

• Weiter speichert den Schritt und geht zum nächsten.
• Später überspringt ihn vorerst. Er bleibt in der Checkliste offen.
• Zurück geht einen Schritt zurück.

Pflicht ist nur der erste Schritt.

Die acht Schritte

1. Praxis – „Erzähl uns von Deiner Praxis“. Was für eine Praxis hast Du? (Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Osteopathie, Heilpraktik oder Etwas anderes), Name, Anschrift, Bundesland (für die Feiertage), Telefon oder E-Mail und Website. Dazu Link zum Impressum und Link zur Datenschutzerklärung Deiner eigenen Website – ohne beide bleiben Patientenportal und Website-Formulare geschlossen.
2. Zeiten – „Wann ist Deine Praxis geöffnet?“ An welchen Tagen?, von wann bis wann, auf Wunsch mit Mittagspause. Sind Deine Zeiten schon je Tag verschieden, überschreibt der Assistent sie nicht. Dazu Arbeitest Du allein? – bei Nein, wir sind mehrere lädst Du bis zu fünf Personen mit E-Mail und Rolle ein.
3. Leistungen – „Was bietest Du an?“ Unter Vorlage für wählst Du Deine Fachrichtung. Jede Zeile wird eine Leistung mit Preis und eine Terminart mit Dauer; Haken weg, was Du nicht anbietest. Mehr dazu unten.
4. Kalender – „Wie soll Dein Kalender arbeiten?“ In welchem Takt planst Du? (10, 15, 20 oder 30 Minuten) und Sollen wir Patient:innen an ihre Termine erinnern? – per E-Mail, per E-Mail und SMS oder nicht, Am Vortag oder Zwei Tage vorher.
5. Abrechnung – „Wie rechnest Du ab?“ IBAN, Steuernummer oder USt-IdNr., Institutionskennzeichen (IK) (nur für E-Rechnungen an Kostenträger und Behörden), Zahlungsziel (7, 14 oder 30 Tage), was mit offenen Rechnungen passiert und was mit kurzfristig abgesagten Terminen.
6. Online – „Sollen Patient:innen online Termine anfragen?“ Ja, im Patientenportal, Ja, auch über meine Website oder Nein, dazu Welche Terminarten?. Nur mit Patientenportal im Tarif und erst, wenn Impressum und Datenschutz hinterlegt sind.
7. Daten – „Kommst Du von einem anderen Programm?“ Von Scooley, von einem anderen oder neu. Bei einem Umstieg führt Zum Datenimport zur Datenübernahme.
8. Sicherheit – „Schutz und Erscheinungsbild“. Zwei-Faktor-Anmeldung, Logo und Praxisfarbe, Briefbogen – jeweils mit Einrichten, das auf die passende Seite führt.

Leistungen und Preise

Für Heilpraktik und Osteopathie stehen die Preise nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (Höchstsatz) in der Vorlage. Für andere Fachrichtungen sind es Beispielpreise – prüf sie, sie stehen so an der Leistung, bis Du sie änderst.

Gibt es für Deine Fachrichtung eine Vergütungsliste der Krankenkassen, bietet der Assistent Kassenpreise übernehmen an. Dann bestätigst Du Ich habe die Kassenpreise fachlich geprüft. Neue Kassenpreise meldet TheraPlanner Dir später in der Glocke; Du übernimmst sie unter Preisvorlagen.

Gibt es schon Terminarten mit gleichem Namen, legt der Assistent sie nicht noch einmal an.

Am Ende

Deine Praxis ist startklar zeigt, was Eingerichtet ist und was Du Später erledigen wolltest – jeweils mit Verweis auf die richtige Seite. Inhaber:innen und Leitungen bekommen dort einen kurzen Rundgang angeboten: Rundgang starten oder Nein, danke. Zur Praxis führt auf die Startseite.

Was der Assistent nicht fragt

Räume, Arbeitszeiten, WhatsApp, Bankabgleich, Kalender am Telefon und Anfrageformulare richtest Du über die Checkliste ein. Logo und Farbe bleiben der Inhaberin vorbehalten; die Praxisleitung sieht diesen Punkt im Schritt „Sicherheit“ nicht.