Daten aus dem alten Programm übernehmen

Beim Umstieg musst Du Deine Kartei nicht abtippen. Du findest die Funktion unter Verwaltung → Praxis → Datenimport.

In vier Schritten

1. Datei hochladen – die Patientenliste, wie Dein altes Programm sie ausgibt. Im Fenster Hochladen und prüfen.
2. Lesen lassen – TheraPlanner erkennt Format, Trennzeichen und Spalten selbst. Dabei entsteht noch keine einzige Akte.
3. Vorschau prüfen – Zeile für Zeile steht da, was entstehen würde.
4. Übernehmen – erst jetzt werden die Akten angelegt.

Zwischen Schritt 3 und 4 dürfen Tage liegen. Die Vorschau bleibt stehen; Du kannst sie mit einer Kollegin durchgehen und später übernehmen.

Woher Du die Datei bekommst

Eine Tabelle oder ein Adressbuch darf bis 32 MB groß sein, ein ZIP-Paket bis 95 MB.

Die Vorschau lesen

Oben steht, wofür TheraPlanner die Datei hält („Erkannt als …“), darunter die Zahlen:

Darunter drei Abschnitte, die Du ansehen solltest:

• Wie die Spalten liegen – jede Spalte Deiner Datei mit ein paar Werten und dem Feld, in das sie kommt.
• Das solltest Du Dir ansehen – jede Zeile, bei der etwas aufgefallen ist, mit der Zeilennummer aus Deiner Datei. Ein Geburtsdatum wie 31.02.1974 gibt es nicht; die Akte entsteht dann ohne, und genau das steht hier.
• So sähen die Patientenakten aus – die ersten Zeilen so, wie sie in der Akte stünden. Steht die Telefonnummer unter Telefon? Ist aus 02.03.74 der 2. März 1974 geworden?

Wenn eine Spalte falsch liegt

Über Spalten zuordnen legst Du jede Spalte selbst auf ein Feld. Spalten, die keinem Feld entsprechen, kannst Du unter Werden zu eigenen Feldern der Akte als eigenes Aktenfeld übernehmen. Nicht zugeordnete Spalten nennt die Vorschau namentlich – lies diese Liste vor dem Übernehmen einmal. Die Datei wird danach neu gelesen; Du musst nichts erneut hochladen.

Ergibt die Vorschau gar keinen Sinn – etwa eine einzige Spalte mit unleserlichem Inhalt –, wähle über Anders lesen die Bauart der Datei selbst: Tabelle, Adressbuch oder Datenträger.

Was übernommen wird

Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefon, Mobil, E-Mail, Anschrift, Krankenkasse, Versichertenart, verordnende Ärztin oder Arzt, Erziehungsberechtigte, Diagnose und Notiz – dazu die Nummer im Altsystem, weil Dein Aktenschrank danach sortiert ist. Kassennamen werden vereinheitlicht („TK“ und „Techniker KK“ werden zu einer Kasse), Telefonnummern bekommen eine einheitliche Schreibweise.

Aus anderen Programmen kommen keine Termine, Verordnungen, Rechnungen oder Einwilligungen mit. Plane den Umstieg entsprechend: Stammdaten kommen mit, laufende Vorgänge trägst Du nach oder lässt sie im alten Programm auslaufen. Ausnahmen sind Scooley und ein Archiv aus TheraPlanner.

Personen, die es schon gibt

Eine Person, die schon in der Kartei steht, wird übersprungen – die bestehende Akte bleibt unverändert, auch wenn die Datei eine neuere Anschrift hat. Erkannt wird an Nachname, Vorname und Geburtsdatum, ohne Geburtsdatum an der E-Mail-Adresse. Führt Dein altes Programm eine Person mehrfach, entsteht trotzdem nur eine Akte.

Stolpersteine

• Zweistellige Jahreszahlen: 02.03.74 wird zu 1974. Bei Kindern, die im laufenden Jahr geboren sind, kann das danebengehen – deshalb steht das volle Datum in der Vorschau.
• Geschlecht auf einem Datenträger: Gelesen wird 1 als männlich und 2 als weiblich. Manche Programme machen es umgekehrt – sieh vor dem Übernehmen in die Spalte Geschlecht.
• Diagnosen in der Notizspalte: Prüf, ob die Spalte auf Notiz oder auf Diagnose gehört. Das entscheidet, wer sie später sehen darf.

Aus einer anderen TheraPlanner-Praxis

Das ZIP-Archiv aus dem Datenexport einer TheraPlanner-Praxis lädst Du genauso hoch. Mit ihm kommen eigene Felder, Terminarten, Akten, Verordnungen, Therapieberichte und Termine mit; die Vorschau zeigt je Bereich, wie viel übernommen wird. Rechnungen und Einwilligungen bleiben im Archiv – Rechnungen gehören zum Nummernkreis der alten Praxis, Einwilligungen wurden ihr gegenüber erklärt. Ein verändertes Archiv wird abgelehnt.

Danach und wer das darf

Unter Bisherige Übernahmen stehen alle Vorgänge mit Ansehen. Die hochgeladene Datei wird nach wenigen Tagen gelöscht, der Vorgang mit Zahlen bleibt. Verwerfen löscht Datei und gelesene Zeilen sofort – solange Du nicht übernommen hast, geht dabei nur die Vorarbeit verloren.

Übernehmen dürfen Inhaber:in und Praxisleitung; das Recht heißt „Daten aus einem anderen Programm übernehmen“.