Eine Akte anlegen

Eine Akte legst Du unter Patient:innen → Akte anlegen an. Pflicht sind nur Vorname und Nachname. Alles andere lässt sich später ergänzen.

Vor dem Anlegen: erst suchen

Such die Person zuerst in der Kartei, am besten mit Nachname und Geburtsdatum (Müller 12.03.1980). Eine zweite Akte derselben Person ist schnell angelegt. Zusammenführen lässt sie sich später zwar, rückgängig machen lässt sich das aber nicht. Siehe Patientin finden und Duplikate zusammenführen.

Schritt für Schritt

1. Patient:innen öffnen.
2. Oben rechts Akte anlegen wählen.
3. Im Reiter Person Vorname, Nachname und Geburtsdatum eintragen.
4. Unter Erreichbarkeit Mobil, Telefon und E-Mail eintragen, soweit bekannt.
5. Im Reiter Versicherung die Krankenkasse eintragen.
6. Mit Erstellen speichern.

Danach öffnet sich die neue Akte.

Die vier Reiter

Den Reiter Behandlung sieht nur, wer Behandlungsdaten sehen darf. Der Empfang legt Akten also ohne Diagnose an.

Das Geburtsdatum ist kein Pflichtfeld, aber wichtig: Daran hängen Alter und Zuzahlungspflicht, und es hält zwei gleichnamige Akten auseinander.

Felder mit einem kleinen Schloss werden verschlüsselt gespeichert. Danach lässt sich nicht sortieren, und gesucht wird nur nach dem Wortanfang.

Krankenkasse eintragen

Das Feld Krankenkasse oder Kostenträger hat eine Vorschlagsliste. Ein Kürzel genügt: aus TK wird beim Verlassen des Feldes „Techniker Krankenkasse“. Großschreibung, Umlaute und Bindestriche spielen keine Rolle.

Ist die Versicherungsart noch leer, wird sie passend zur Kasse vorgeschlagen. Eine Auswahl, die schon dasteht, bleibt stehen. Zur Wahl stehen Gesetzlich, Gesetzlich mit Zusatz, Privat und Privat mit Beihilfe.

Kennt die Liste eine Kasse nicht, bleibt der Name so stehen, wie Du ihn tippst. Ein bloßes AOK wird nicht ergänzt, weil es mehrere regionale AOKs gibt – wähl die richtige aus der Liste.

Einwilligungen gleich mit erfassen

Im Reiter Person steht beim Anlegen der Abschnitt Einwilligungen. Hat die Patientin gerade zugestimmt, an Termine erinnert zu werden, hakst Du es hier an, dazu Form und Erteilt am. Ohne Haken entsteht keine Einwilligung. Alles Weitere steht in Einwilligungen.

Was beim Anlegen noch passiert

• Führt Deine Praxis das Patientenportal, entsteht für eine Akte mit E-Mail-Adresse der Portalzugang von selbst. Siehe Portalzugang.
• Rufnummern werden vereinheitlicht. Du kannst sie schreiben, wie Du willst.

Eine Akte aus dem Posteingang anlegen

Schreibt oder ruft jemand an, den es noch nicht gibt, kannst Du die Akte aus dem Vorgang heraus anlegen. Die Rufnummer oder E-Mail-Adresse steht dann schon im passenden Feld, und der Vorgang hängt danach an der neuen Akte. Mehr dazu im Posteingang.

Neue Patient:innen können ihre Angaben auch selbst über ein Formular auf Deiner Website eintragen – siehe Online-Registrierung.

Das Recht zum Anlegen heißt „Patienten anlegen“. In der Vorgabe haben es Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in, Empfang und Assistenz.