Portalzugänge

Ein Portalzugang gehört zu genau einer Akte. Er sagt, mit welcher E-Mail-Adresse oder Handynummer sich die Patientin anmeldet. Ein Passwort gibt es nicht und lässt sich auch nicht setzen: Der einzige Weg hinein ist ein Link oder Code, den TheraPlanner schickt.

Zugänge entstehen von selbst

Ist in der Karte Portal der Schalter Portalzugang automatisch für alle Patient:innen an (die Vorgabe), musst Du in der Regel nichts tun:

• Jede aktive oder inaktive Akte mit E-Mail-Adresse bekommt einen Zugang auf genau diese Adresse.
• Ist die Anmeldung per SMS-Code an, reicht auch eine Handynummer.
• Der Zugang entsteht, wenn Du eine Akte anlegst oder eine Adresse nachträgst. Für ältere Akten holt TheraPlanner ihn beim Speichern der Portalseite und danach stündlich nach.

Eine Einladung geht dabei nicht hinaus. Die Patientin meldet sich einfach über den Link Deiner Praxis an (siehe Dein Link zum Patientenbereich).

Ist die Automatik aus, richtest Du Zugänge je Akte von Hand ein. Vorhandene Zugänge bleiben bestehen.

Den Zugang einer Akte ansehen

Den Zugang findest Du in der Akte unter Stammdaten → Portalzugang. Den Punkt sieht, wer Portalvorgänge sehen darf. Ändern darf, wer das Recht Portalzugänge verwalten hat.

Die Karte zeigt:

• den Zustand: Aktiv oder Gesperrt,
• darunter „noch nie angemeldet“ oder wann die Patientin sich zuletzt angemeldet hat,
• die Adresse oder Handynummer und seit wann der Zugang besteht,
• je Anmeldeweg eine Zeile mit Punkt: grün, wenn er trägt; gelb, wenn Du etwas klären solltest, etwa „Mails an diese Adresse kommen zurück“.

Was Du mit einem Zugang tun kannst

Die Knöpfe stehen direkt in der Karte. Je nach Zustand siehst Du nur einen Teil davon.

Nach Adresse ändern gelten offene Links an die alte Adresse weiter. Schick bei Bedarf einen neuen.

Einen Zugang von Hand einrichten

Hat eine Akte keinen Zugang, steht in der Karte, warum – zum Beispiel, weil keine E-Mail-Adresse eingetragen ist oder die Akte abgelegt ist.

1. Klicke oben auf Zugang einrichten.
2. Prüfe die E-Mail. Sie ist mit der Adresse aus den Stammdaten vorbelegt, darf aber abweichen.
3. Trage bei Bedarf die Handynummer ein (nur, wenn die SMS-Anmeldung an ist).
4. Klicke auf Einrichten.

Abgelegte Akten bekommen keinen Portalzugang.

Eine Adresse für mehrere Akten

Dieselbe Adresse darf an mehreren Akten stehen – etwa bei einem Elternteil und einem Kind. Es geht dann nur ein Anmeldelink an das Postfach. Nach dem Anmelden wählt die Person im Portal, wessen Bereich sie öffnen möchte, und kann oben über den Namen jederzeit wechseln.

Steht dort jemand, der nicht dazugehört, trag an der falschen Akte eine andere Adresse ein oder sperre den Zugang. Beides wirkt sofort. Wie das für Patient:innen aussieht, steht unter Mehrere Personen unter einer Adresse.

Wenn eine Patientin nicht hineinkommt

Geh in dieser Reihenfolge vor:

1. Ist das Portal geöffnet? (Verwaltung → Praxis → Patientenportal)
2. Hat die Akte einen Zugang, und steht er auf Aktiv?
3. Stimmt die Adresse? Kommen Mails an sie zurück, steht das in gelb an der Karte.
4. Steht „noch nie angemeldet“ da: Anmeldelink senden und die Patientin bitten, auch im Spam-Ordner nachzusehen.

Ist die Adresse nicht erreichbar, sieht die Patientin nach dem Anmelden selbst einen Hinweis, ihre E-Mail-Adresse zu prüfen.