Termine und Anfragen im Portal

Über das Portal können Deine Patient:innen freie Zeiten sehen, Termine anfragen oder direkt buchen und kommende Termine absagen. Was davon erlaubt ist, stellst Du an drei Stellen ein:

• die Schalter Termine anfragen und Termine absagen in der Karte Funktionen (siehe Funktionen im Portal),
• die Karte Termine unter Verwaltung → Praxis → Patientenportal,
• je Terminart, ob sie im Portal überhaupt angeboten wird.

Welche Terminarten angeboten werden

Im Portal erscheinen nur Terminarten, die Du dafür freigibst. Das stellst Du an der Terminart selbst ein, unter Verwaltung → Praxis → Abrechnung → Terminarten:

1. Öffne die Terminart.
2. Schalte Von Patient:innen buchbar ein.
3. Speichere.

Ohne diesen Haken vergibt nur Deine Praxis die Terminart – zum Beispiel den ersten Termin, bei dem vorher jemand mit der Patientin sprechen möchte. Der Schalter geht nur bei Terminarten mit Patientenakte; eine Kalendersperre lässt sich nicht buchen. Mehr zu Terminarten steht unter Terminarten.

Anfragen oder verbindlich buchen

In der Karte Termine wählst Du bei Wie Patient:innen einen Termin bekommen eine von drei Antworten:

Beim verbindlichen Buchen gelten dieselben Prüfungen wie am Empfang: Belegung, Arbeitszeiten, Öffnungszeiten, Feiertage und Rüstzeiten. Im Portal erscheinen nur Zeiten, die alle diese Prüfungen bestehen.

Neue Terminarten sind bei Je Terminart zunächst Anfragen. Wechselst Du zurück auf Nur anfragen, bleibt Deine Auswahl gespeichert und gilt wieder, wenn Du später erneut Je Terminart wählst.

Fristen und Zeiträume

Ebenfalls in der Karte Termine stehen drei Zahlen:

Eingegangene Anfragen bearbeiten

Anfragen aus dem Portal und von Deiner Website stehen unter Praxisalltag → Terminanfragen. Sehen darf sie, wer Portalvorgänge sehen darf; entscheiden darf, wer das Recht Terminanfragen entscheiden hat.

Für jede offene Anfrage gibt es diese Wege:

• Im Kalender vergeben öffnet den Kalender am Wunschtag. Dort vergibst Du den Termin oder merkst freie Plätze als Vorschläge vor und schickst sie mit Vorschläge senden.
• Termin vergeben legt den Termin direkt an. Bei Beginn und Behandler:in darfst Du vom Wunsch abweichen, solange der Kalender es hergibt.
• Ablehnen schließt die Anfrage. Die Begründung liest die Patientin im Portal – schreib dazu, ob und wie sie es noch einmal versuchen soll.

Vorgeschlagene Zeiten sind im Kalender für die Patientin reserviert. Sie bekommt einen Link und kann eine oder mehrere annehmen, ohne sich anzumelden. Was sie nicht annimmt, wird nach der Reservierungszeit wieder frei. Wie Du im Kalender damit arbeitest, steht unter Den Kalender bedienen.

Was Patient:innen sehen

Im Portal steht über der Auswahl, ob sie anfragen oder direkt buchen. Bei Je Terminart trägt jede direkt buchbare Behandlung den Zusatz „direkt buchbar“. Wählt die Patientin keine Behandler:in, zeigt das Portal alle freien Zeiten der ganzen Praxis.

Eine offene Anfrage kann sie selbst zurücknehmen. Hast Du schon Zeiten vorgeschlagen, werden sie dann wieder frei. Wie das aus ihrer Sicht aussieht, steht unter Einen Termin anfragen.

Was (noch) nicht geht

• Eine Patientin kann einen Termin im Portal nicht verschieben. Sie sagt ab und fragt neu an – oder ruft an.
• Sie sagt immer nur einen einzelnen Termin ab, keine ganze Terminserie.