Das Patientenportal einrichten

Im Patientenportal sehen Deine Patient:innen ihre Termine, Dokumente und Rechnungen und erledigen einiges selbst. Ein Passwort gibt es nicht: Sie melden sich mit einem Link oder Code aus einer E-Mail an, auf Wunsch auch per SMS. Alles, was Du am Portal einstellst, steht auf einer Seite: Verwaltung → Praxis → Patientenportal.

Die Seite sehen nur Mitglieder, die die Praxis-Einstellungen ändern dürfen (siehe Rollen und Rechte).

Bevor es losgeht: Impressum und Datenschutz

Das Portal lässt sich erst öffnen, wenn Deine Praxis ein Impressum und eine Datenschutzerklärung hinterlegt hat. Deine Patient:innen müssen sehen können, wer hinter dem Angebot steht und was mit ihren Angaben geschieht.

Fehlt eins davon, steht oben auf der Seite ein Hinweis, und der Hauptschalter ist gesperrt.

1. Klicke auf Impressum und Datenschutz hinterlegen.
2. Trage beides unter Praxisdaten ein und speichere.
3. Geh zurück zu Patientenportal. Der Schalter lässt sich jetzt umlegen.

Das Portal öffnen und schließen

In der Karte Portal steht der Hauptschalter Patientenportal geöffnet. Darüber steht die Adresse, unter der sich Deine Patient:innen anmelden.

1. Lege Patientenportal geöffnet um.
2. Klicke unten auf Speichern.

Ist das Portal geschlossen:

• kann sich niemand anmelden,
• gehen keine Anmeldelinks hinaus,
• fehlt in Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten der Hinweis auf den Patientenbereich,
• sind alle Schalter darunter gesperrt.

Zugänge, freigegebene Dokumente und alle Einstellungen bleiben erhalten. Wer sich während der Schließung anmelden will, sieht die Seite „Gerade nicht erreichbar“ mit Telefon, E-Mail und Anschrift Deiner Praxis. Öffnest Du das Portal wieder, gilt alles wie vorher.

Wie Deine Patient:innen hineinkommen

Gleich unter dem Hauptschalter stehen drei Schalter. Sie beantworten alle die Frage, wer sich wie anmelden kann.

Wie die Zugänge entstehen und was Du in einer einzelnen Akte tun kannst, steht in Portalzugänge.

Dein Link zum Patientenbereich

Die Karte Dein Link zum Patientenbereich zeigt die Adresse Deines Portals und einen QR-Code dazu.

• Adresse: zum Kopieren für Deine Website, Deine E-Mail-Signatur oder den Terminzettel. Klicke auf die Adresse, dann liegt sie in der Zwischenablage.
• QR-Code: zum Ausdrucken für den Aushang am Empfang. Mit Rechtsklick speicherst Du ihn als Bild.

Wer die Adresse öffnet, sieht schon auf der Anmeldeseite Dein Logo, Deine Farbe und Deinen Praxisnamen. Der QR-Code enthält nur die Adresse und keinen persönlichen Anmeldelink. Er darf deshalb überall hängen.

Möchtest Du eine Adresse wie portal.deine-praxis.de, lies Eine eigene Domain für das Portal.

Funktionen und Termine einstellen

Weiter unten auf derselben Seite stehen zwei Karten:

• Funktionen – ein Schalter je Funktion, etwa Termine absagen, Rechnungen oder Nachrichten. Siehe Funktionen im Portal.
• Termine – ob Deine Patient:innen Termine nur anfragen oder verbindlich buchen, die Absagefrist und weitere Zahlen. Siehe Termine und Anfragen im Portal.

Ganz unten verweist die Karte Website-Formulare auf die Online-Registrierung neuer Patient:innen und die Online-Terminanfrage ohne Konto. Beide hängen nicht am Portal und funktionieren auch, wenn es geschlossen ist (siehe Website-Formulare).

Speichern

Alle Änderungen auf der Seite gelten erst, wenn Du unten auf Speichern klickst (oder Strg+S bzw. Cmd+S drückst).

Beim Speichern mit offenem Portal und eingeschalteter Automatik bekommen gleich alle bestehenden Akten mit E-Mail-Adresse ihren Zugang. Dabei geht keine Mail hinaus.

Bei geschlossenem Portal sind die Schalter der Funktionen gesperrt. Ihr gespeicherter Wert bleibt dabei stehen. Wer das Portal schließt und später wieder öffnet, findet seine Auswahl so vor, wie sie war.