Löschen und Aufbewahren

Behandlungsunterlagen musst Du zehn Jahre aufbewahren (§ 630f Abs. 3 BGB). TheraPlanner ist darauf ausgelegt: Vieles lässt sich beenden, widerrufen oder archivieren, aber nicht spurlos entfernen. Einmal am Ende steht das vollständige Löschen – wenn die ganze Praxis aufgelöst wird.

Was zehn Jahre bleibt

• Akten werden archiviert, nicht gelöscht. Eine archivierte Akte taucht im Alltag nicht mehr auf, bleibt aber erhalten und lässt sich über den Filter der Patientenliste wiederfinden.
• Das Zugriffsprotokoll bleibt zehn Jahre stehen und lässt sich nicht ändern, siehe Zugriffsprotokoll.
• Rechnungen werden storniert, nie gelöscht. Eine stornierte Rechnung bleibt mit ihrem Zustand in der Liste.
• Abgeschlossene Therapieberichte lassen sich weder ändern noch löschen.

Was nie gelöscht wird

• Einwilligungen. Ein Widerruf setzt einen Zeitpunkt, er löscht nichts. So lässt sich nachweisen, dass ein Versand bis dahin rechtmäßig war.
• Mitgliedschaften. Wer die Praxis verlässt, wird deaktiviert, nicht gelöscht. Sonst ließe sich die Frage „Wer hatte im März Zugriff auf diese Akte?“ nicht mehr beantworten.
• Zusammengeführte Akten. Ein Duplikat bleibt als Verweis auf die zusammengeführte Akte bestehen.

Löschwünsche von Patient:innen

Verlangt eine Patientin die Löschung nach Art. 17 DSGVO, gilt die Aufbewahrungspflicht vorrangig (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Behandlungsdaten bleiben also bis zum Ende der Frist. Kontaktwege beendest Du über die Einwilligungen, siehe Einwilligungen.

Für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO gibt es in der Akte noch keinen eigenen Knopf. Bis dahin stellt der Support die Daten einer Person auf Anfrage Deiner Praxis zusammen, siehe Support schreiben.

Die Praxis auflösen

Soll die Praxis ganz verschwinden, gibt es zwei Wege, die im selben Ablauf enden:

• Praxis auflösen unter Verwaltung → Praxis → Praxisdaten,
• Vertrag kündigen unter Verwaltung → Vertrag, siehe Umstieg und Kündigung.

Beides braucht das Recht „Praxis auflösen“. Ab Werk hat es nur die Inhaber:in – nicht einmal die Praxisleitung.

Der Ablauf:

1. TheraPlanner baut ein Archiv mit allen Daten der Praxis und meldet sich, sobald es bereitliegt. Es liegt 30 Tage zum Herunterladen bereit.
2. Die Praxis ist geschlossen: kein Panel, keine Schnittstelle, kein Patientenportal, keine Formulare auf der Website. Der Download des Archivs bleibt offen.
3. Erst 30 Tage nach dem Abruf des Archivs werden die Daten entfernt.
4. Bis dahin lässt sich alles zurücknehmen.

Was am Ende passiert

Entfernt werden Akten, Termine, Dokumente, PDF-Dateien und die Änderungshistorie der Praxis. Zum Schluss wird der Datenschlüssel der Praxis vernichtet – damit sind auch Reste unlesbar. Die Sicherungen des Anbieters enthalten die Praxis noch, bis sie nach 30 Tagen auslaufen; zurückgeholt wird daraus keine gelöschte Praxis.

Bestehen bleiben nur der Praxiseintrag ohne Kontaktdaten, die Rechnungen des Anbieters an Deine Praxis, die Exportvorgänge als Nachweis der Übergabe und der Auflösungsvorgang selbst.