Umstieg und Kündigung

Ein Wechsel hat zwei Richtungen: hinein und wieder hinaus. Beide sind hier beschrieben – die zweite ist die wichtigere, denn die Akten Deiner Patient:innen müssen jederzeit mitkommen können.

Der Umstieg zu TheraPlanner

Eine Praxis legst Du selbst an, über Praxis anmelden auf der Anmeldeseite. Danach führt die Einrichtung durch die ersten Schritte, siehe Praxis einrichten. Eine bewährte Reihenfolge:

1. Team einladen und Rollen vergeben.
2. Öffnungszeiten, Standorte und Räume pflegen.
3. Briefbogen und Textbausteine einrichten.
4. Leistungen und Terminarten anlegen.
5. Daten aus dem alten Programm übernehmen.
6. Zwei bis vier Wochen parallel arbeiten, dann umschalten.

Die Patientenstammdaten bringst Du über den Datenimport selbst herein – aus CSV, Excel, einem Adressbuch oder dem xDT-Format, mit Vorschau vor der Freigabe. Wie weit die Übernahme aus Deinem alten Programm reicht, steht unter Datenübernahme.

Womit Du rechnen musst

• Die Suche ist anders. Namen werden am Wortanfang gefunden: „Mül“ findet „Müller“, „ller“ nicht. Nach Namen sortieren lässt sich nicht. Das ist der Preis der Verschlüsselung, siehe Grenzen.
• Der Empfang sieht keine Diagnosen. War das im alten Programm nicht getrennt, ist es eine Umstellung – und der eigentliche Zugewinn.
• Rollen und Rechte einmal durchdenken. Die Voreinstellungen sind sinnvoll; in einer größeren Praxis lohnt der Blick, ob wirklich alle jede Akte sehen sollen, siehe Rollen und Rechte.
• Jede Person bekommt einen zweiten Faktor, siehe Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Was fehlt, fehlt. Prüfe vorher die Grenzen, etwa bei der Kassenabrechnung.

Deine Daten mitnehmen

Unter Verwaltung → Praxis → Datenexport forderst Du jederzeit ein Archiv mit allem an, was Deine Praxis hier gespeichert hat. Es braucht das Recht „Praxisdaten vollständig exportieren“, ab Werk nur bei der Inhaber:in.

Das Archiv ist eine ZIP-Datei: alle Bereiche als JSON-Dateien mit lesbarem Inhaltsverzeichnis und Prüfsummen, die Änderungshistorie als CSV und alle Dokumente im ursprünglichen Format. Zugangsdaten sind nicht darin. TheraPlanner kann die wichtigsten Bereiche daraus wieder einlesen.

Einmal im Jahr ein Export ist auch ohne Wechsel sinnvoll: als eigene Kopie, unabhängig vom Anbieter.

Kündigen

Den Vertrag kündigt die Inhaber:in unter Verwaltung → Vertrag mit Vertrag kündigen.

1. Wähle unter Wann sollen Deine Daten exportiert werden? zwischen Am Ende der Laufzeit und Sofort.
2. Lies unter Was danach passiert, wie es weitergeht.
3. Tippe den Name Deiner Praxis ab.
4. Gib auf Wunsch einen Grund an und bestätige mit Kündigen.

Bei Am Ende der Laufzeit ändert sich bis zum letzten Tag nichts – Du behandelst, planst und rechnest ab wie bisher. Bei Sofort schließt die Praxis mit dem Bestätigen, und das Archiv wird gleich gebaut.

Gekündigt wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode: bei monatlicher Zahlung zum Monatsende, bei jährlicher zum Ende des Vertragsjahres. Bereits gezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet – auch nicht bei Sofort.

Auf der Seite Vertrag steht danach die Karte Deine Kündigung mit dem Laufzeitende und dem Tag, an dem die Auflösung anläuft. Solange nichts entfernt wurde, holst Du sie mit Kündigung zurücknehmen zurück.

Was nach der Kündigung passiert

Nach dem Laufzeitende (oder sofort) baut TheraPlanner das Archiv, schließt die Praxis und meldet sich. Das Archiv liegt 30 Tage zum Herunterladen bereit. Entfernt werden die Daten erst 30 Tage nach dem Abruf des Archivs; holt es niemand ab, wird nichts von selbst entfernt. Die Einzelheiten stehen unter Löschen und Aufbewahren.

Zu einem anderen Anbieter wechseln

Willst Du zu einem anderen Anbieter wechseln, kannst Du den Wechsel nach den Nutzungsbedingungen mit höchstens zwei Monaten Frist verlangen, auch mitten im Vertragsjahr. Danach bleibt TheraPlanner bis zu 30 Tage in Betrieb, damit der Umzug klappt, und Deine Daten liegen anschließend noch mindestens 30 Tage zum Abruf bereit. Wechsel und Export kosten nichts. Sprich den Support dafür an, siehe Support schreiben.

Wenn die Praxis gesperrt ist

Sperrt der Betreiber Deine Praxis, sind Panel, Schnittstelle, Patientenportal und Website-Formulare zu. Eine Tür bleibt offen: Dein Datenexport. Liegt ein Archiv bereit, führt der Weg nach der Anmeldung dorthin. Liegt keines bereit, fragst Du dort eines an, und der Support stößt es für Dich an. Deine Aufbewahrungspflicht hängt nicht daran, ob eine Rechnung offen ist.