Einwilligungen erfassen und widerrufen

Ohne Einwilligung geht weder eine Terminerinnerung noch eine Rechnung elektronisch hinaus. Die Einwilligungen einer Person stehen in der Akte unter Kommunikation → Einwilligungen.

Das Raster: wozu und auf welchem Weg

Oben steht die Karte Wozu und auf welchem Weg. Die Zeilen sind die Zwecke, die Spalten die Wege:

WhatsApp gibt es nur für Terminerinnerungen und nur, wenn Deine Praxis WhatsApp freigeschaltet hat. Wo ein Weg nicht vorgesehen ist, steht „nicht vorgesehen“. Jedes Feld zeigt seinen Zustand:

Ein Klick auf ein Feld erteilt, widerruft oder erteilt erneut – jeweils mit Nachweis. Darunter steht die Liste Verlauf und Nachweise mit Wortlaut, Nachweis und Uhrzeit jeder Einwilligung.

Mehrere Einwilligungen auf einmal erfassen

1. Einwilligungen erfassen wählen. Den Knopf gibt es hier, auf der Übersicht der Akte und unter Termine und Behandlungen.
2. Unter Eingewilligt in alles anhaken, wozu die Patientin eingewilligt hat.
3. Die Form wählen: Mündlich in der Praxis, Telefonisch oder Schriftlich (unterschrieben).
4. Erteilt am prüfen und bei Bedarf einen Vermerk schreiben, etwa „Mutter hat für die Tochter eingewilligt“.
5. Erfassen.

Form, Tag und Vermerk gelten für alle angehakten Einwilligungen zusammen. Wer erfasst, steht im Nachweis jeder Einwilligung. Was schon gilt, ist ausgegraut und wird nicht überschrieben.

Hat die Patientin gesagt „auch per WhatsApp, wie bei SMS“, setzt Wie bei SMS übernehmen die passenden WhatsApp-Häkchen. WhatsApp ist ein eigener Weg: Eine Einwilligung für SMS gilt nicht für WhatsApp.

Beim Anlegen einer Akte gibt es dafür den Abschnitt Einwilligungen im Formular. Im Kalender führt der Hinweis auf eine fehlende Einwilligung im geöffneten Termin ebenfalls hierher.

Widerrufen

1. Im Raster auf das Feld mit Erteilt klicken, oder in der Liste Widerrufen wählen.
2. Im Vermerk festhalten, wie der Widerruf hereinkam.
3. Widerrufen.

Sagt die Patientin später wieder zu, wählst Du Erneut erteilen. Der Widerruf davor bleibt im Protokoll stehen.

Patient:innen können ihre Einwilligungen auch selbst im Patientenportal ändern. Ein Widerruf dort wirkt sofort.

Zustellwege: Rechnung und Dokumente per E-Mail

Steht eine E-Mail-Adresse in der Akte, gehen Rechnungen sowie Dokumente und Verträge per E-Mail hinaus. Das ist keine Einwilligung, sondern die Art, wie die Praxis das Behandlungsverhältnis abwickelt. Im Raster steht dafür Zustellweg.

• Ein Zustellweg entsteht von selbst beim Anlegen einer Akte mit E-Mail-Adresse, beim späteren Eintragen der Adresse und bei der Übernahme einer Online-Registrierung.
• Ein Klick auf das Feld schaltet ihn ab (Abschalten). Danach entsteht er auch beim nächsten Speichern nicht neu.

Fehlende Einwilligungen

Unter Verwaltung → Praxis → Fehlende Einwilligungen stehen alle Akten, für die noch keine Einwilligung erfasst ist. Die Zahl am Menüpunkt zeigt, wie viele es sind.

Die Liste zeigt je Akte Terminnachrichten, Rechnungsversand und Erreichbar über, geordnet nach dem nächsten Termin. Mit dem Filter Nur Akten mit bevorstehendem Termin siehst Du zuerst die, bei denen es diese Woche auffällt. Einwilligung erfassen führt direkt in die Akte.

Nach einer Datenübernahme steht hier oft fast die ganze Kartei: Ältere Programme liefern keine nachweisbare Einwilligung mit.

Wer was darf

Einwilligungen sehen kann, wer die Kartei sieht. Erfassen und widerrufen darf, wer Stammdaten bearbeiten darf – in der Vorgabe Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in und Empfang.