Formulare auf der Praxis-Website

Ein Formular auf Deiner Website, dessen Anfragen direkt im Posteingang landen: als Vorgang mit Status und Zuständigkeit, zugeordnet zur Akte, wenn die Person schon Patient:in ist, verschlüsselt gespeichert und mit Protokoll, wer sie gelesen hat. Eine Mail im allgemeinen Postfach kann das alles nicht.

Die Website-Formulare im Überblick

Unter Verwaltung → Praxis → Website-Formulare stehen drei Unterpunkte:

Anfrageformulare sieht, wer das Recht Kanäle freischalten (auch WhatsApp) hat – in der Voreinstellung Inhaber:in und Praxisleitung. Du entscheidest hier über etwas, das außerhalb der Praxis sichtbar wird.

Ein Formular anlegen

1. Anfrageformulare öffnen und Formular anlegen wählen.
2. Name – nur im Panel sichtbar, etwa „Kontakt auf der Startseite“.
3. Art wählen: Kontaktanfrage, Rückrufbitte oder Terminanfrage. Sie bestimmt die Felder.
4. Unter Erlaubte Adressen die Adresse Deiner Website eintragen, so wie sie im Browser steht, etwa „https://praxis-muster.de“. Hat die Website mehrere Adressen, je eine pro Eintrag.
5. Unter Texte bei Bedarf Überschrift, Einleitung, Hinweis vor dem Absenden, Text nach dem Absenden, Datenschutzerklärung und Akzentfarbe anpassen. Leere Felder nehmen sinnvolle Vorgaben.
6. Nimmt Anfragen an eingeschaltet lassen und speichern.

Rechts im Fenster steht die Vorschau: das echte Formular mit Deinen noch nicht gespeicherten Angaben. Mit Helle Website und Dunkle Website siehst Du es auf beiden Hintergründen.

Die Akzentfarbe färbt Knopf und Links. Leer nimmt sie die Akzentfarbe Deiner Praxis aus Personalisierung. Die Schrift auf dem Knopf wird so berechnet, dass sie lesbar bleibt – auch bei einem hellen Gelb. Bei Text nach dem Absenden lieber keine Frist zusagen; der Text gilt auch im Urlaub.

Die erlaubten Adressen

Nur die eingetragenen Websites dürfen das Formular einbetten. Jede andere bekommt einen leeren Rahmen. Sonst könnte eine fremde Seite Dein Formular zeigen, als wäre es ihr Angebot. Ohne Eintrag nimmt das Formular nichts an.

• https:// gehört dazu. http:// geht nur für localhost, zum Ausprobieren.
• www.praxis-muster.de und praxis-muster.de sind zwei verschiedene Adressen. Ist Deine Website unter beiden erreichbar, trag beide ein.
• Ein Pfad wie /kontakt wird weggekürzt – verglichen wird nur bis zum Domainnamen.
• https://*.praxis-muster.de erlaubt alle Unterdomains, nicht aber praxis-muster.de selbst.

Welche Felder es gibt

Die Felder liegen fest. Ein Formular auf einer Therapie-Website ist offen im Netz, und Felder wie „Diagnose“ gehören nicht dorthin. Für alles Weitere gibt es den Anamnesebogen im Patientenportal, hinter einer Anmeldung.

Die Zustimmung zu den Datenschutzhinweisen ist immer dabei und immer Pflicht.

Auf die Website bringen

Im Dreipunkt-Menü des Formulars Einbetten. Der Dialog zeigt zwei Abschnitte zum Kopieren; ein Klick markiert den ganzen Block.

• Mit JavaScript – empfohlen: eine Zeile. Der Rahmen wächst mit dem Inhalt, es entsteht kein Rollbalken, und das Formular folgt dem hellen oder dunklen Hintergrund Deiner Seite. In einem Website-Baukasten (WordPress, Jimdo, Wix, Squarespace) gehört die Zeile in einen Block für eigenen HTML-Code, nicht in den normalen Texteditor.
• Ohne JavaScript: ein Rahmen mit fester Höhe, für Websites, auf denen kein fremdes Skript laufen soll. Ist die Einleitung lang, die Höhe im Code anpassen.

Das Formular erscheint an der Stelle, an der die Zeile steht. Mehrere Formulare auf einer Seite gehen; jedes bekommt seine eigene Zeile. Das Ladeskript setzt keine Cookies und wertet nichts aus.

Was in der Praxis ankommt

Im Posteingang steht ein neuer Vorgang, Betreff „Anfrage über die Website“ (bzw. „Rückrufbitte über die Website“, „Terminanfrage über die Website“), Kanal Webformular, im Reiter Anfragen. In der Zeitleiste stehen die Angaben untereinander, darunter, über welches Formular und welche Website die Anfrage kam und wann den Datenschutzhinweisen zugestimmt wurde. Diese Zeile ist Dein Nachweis der Einwilligung.

Antworten geht per E-Mail, wenn eine Adresse angegeben wurde; sonst per Rückruf (siehe Auf einen Vorgang antworten). Eine eigene Benachrichtigungsmail je Anfrage gibt es bewusst nicht – sie wäre genau die Zwischenablage im Postfach, die der Posteingang ersetzt.

In der Liste der Formulare steht je Formular, wie viele Anfragen kamen und wann zuletzt. Ein Warnzeichen in Aktiv zeigt Abgeschaltet, Ohne Website oder Ohne Impressum.

Wenn etwas nicht klappt

Schlüssel austauschen gibt dem Formular eine neue Adresse; die alte ist danach tot, und der Code muss auf jeder Website ersetzt werden. Löschen nimmt das Formular ganz von der Website. Wie das Formular sich gegen Spam schützt und wie ein eigenes Formular angebunden wird, steht unter Schutz und eigenes Formular.