Terminarten

Jeder Termin beginnt mit einer Terminart. Sie legt fest, wie lange er dauert, wie viel Zeit davor und danach belegt ist, wo er stattfinden darf und was er kostet.

Die Terminarten stehen unter Verwaltung → Praxis → Abrechnung → Terminarten – bei der Abrechnung, weil gleich daneben der Leistungskatalog liegt. Den Menüpunkt sieht, wer das Recht Räume verwalten hat; voreingestellt Inhaber:in, Praxisleitung und Empfang.

Schnell anfangen

Für eine neue Praxis ist Standard-Terminarten einspielen der schnellste Anfang: Terminarten mit hinterlegtem Leistungsbündel nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker. Fehlende Ziffern werden dabei im Leistungskatalog angelegt; vorhandene Terminarten und Leistungen bleiben, wie sie sind. Die Meldung sagt, wie viele angelegt wurden und welche Ziffer gegebenenfalls ohne Leistung blieb. Einspielen darf, wer Rechnungen bearbeiten darf.

Eine einzelne Terminart legst Du mit Terminart anlegen an.

Die Angaben einer Terminart

Im Abschnitt Terminart: Bezeichnung, Farbe (der Streifen im Kalender) und eine Beschreibung.

Im Abschnitt Zeiten:

• Dauer in Minuten – die Behandlungszeit, die die Patientin sieht.
• Vorbereitung in Minuten und Nachbereitung in Minuten – Rüstzeiten. Sie belegen den Kalender zusätzlich: Bei 10 Minuten davor und danach belegt ein Termin von 10:00 bis 10:30 die Zeit von 09:50 bis 10:40.

Bereits geplante Termine behalten die Zeiten, die beim Anlegen galten.

Im Abschnitt Hausbesuch: ob Termine dieser Art als Hausbesuch starten und wie lang die Anfahrt ist – siehe Hausbesuche.

In der Liste steht unter dem Namen die Kurzfassung, etwa „30 Min. · 50 Min. im Kalender · Hausbesuch, 10 Min. Anfahrt“.

Regeln

• Patient:in erforderlich – an für Behandlungen. Aus nur für Kalendersperren ohne Akte.
• Raum erforderlich – ein Termin dieser Art braucht einen Raum.
• Freigegebene Räume – wo die Terminart stattfinden darf. Ohne Auswahl sind alle Räume zugelassen. Verlangt eine Terminart einen bestimmten Raum, wird er beim Buchen vorbelegt, auch vor dem eigenen Standardraum.
• Wer darf diese Terminart durchführen – ohne Auswahl alle Behandelnden. Mit Auswahl bietet der Kalender die Terminart nur bei ihnen an, und Termine bei anderen werden abgelehnt.
• Von Patient:innen buchbar – nur Terminarten mit diesem Haken stehen im Patientenportal und in der Online-Terminanfrage zur Wahl. Neue Terminarten sind zunächst nicht buchbar. Ohne Patientenakte ist der Haken gesperrt.
• Preis öffentlich zeigen – die Behandlung steht auf der Preisliste für Deine Website, sobald diese in den Einstellungen freigegeben ist.
• Aktiv – eine inaktive Terminart steht nicht mehr zur Wahl.
• Reihenfolge – die Reihenfolge in den Auswahllisten.

Was eine Terminart berechnet

Im Abschnitt Abrechnung stehen die Leistungen, die bei einer Behandlung dieser Art berechnet werden – das Leistungsbündel. Je Zeile eine Leistung und eine Menge. Sobald die Behandlung dokumentiert ist, entsteht daraus je Zeile eine offene Rechnungsposition.

• Mehrere Zeilen sind der Regelfall: Eine Erstbehandlung berechnet etwa Untersuchung, Beratung und Behandlung nebeneinander.
• Die Reihenfolge der Zeilen ist die Reihenfolge auf der Rechnung. Zieh sie in die gewünschte Ordnung.
• Fehlt eine Leistung im Katalog, legst Du sie im Auswahlfeld direkt an (Neue Leistung anlegen).
• Eine Doppelbehandlung berechnet die Leistungen mit zwei Einheiten.

Darüber legt Automatik fest, was nach der Dokumentation geschieht:

Terminarten ohne Leistungen

Ohne Eintrag im Leistungsbündel entsteht keine automatische Position – auch nicht mit eingeschalteter Automatik. Damit das nicht erst am Monatsende auffällt:

• In der Liste steht in der Spalte Abrechnung Keine Leistungen. Der Filter Ohne hinterlegte Abrechnung zeigt nur diese Terminarten.
• Im Formular steht Keine Leistungen hinterlegt, bis Du die erste Leistung wählst.
• Nach dem Dokumentieren einer solchen Behandlung erscheint Keine Leistung hinterlegt.

Das ist eine Warnung, keine Sperre: Ein kostenloses Erstgespräch darf ohne Leistung bleiben. Terminarten ohne Patientenakte werden nicht angemahnt.

Weitere Knöpfe der Liste

• Adresse für die Website – Link und Einbettcode der öffentlichen Preisliste.
• Preisliste als PDF – für die ausgewählten Terminarten; sieht, wer Rechnungen sehen darf.
• Filter Aktiv und Von Patient:innen buchbar.

Die Terminarten für Pause, Urlaub und andere Zeiten ohne Patient:in beginnen mit „Auszeit: “. Benenne sie nicht um, siehe Pausen, Besprechungen und Urlaub.