Zeiterfassung mit der Stempeluhr

Die Zeiterfassung steht unter Praxisalltag → Zeiterfassung. Gestempelt wird meist über die Uhr oben in der Kopfzeile. Dieselben Knöpfe stehen oben auf der Seite Stempeluhr & Verlauf.

Die Zeiterfassung gehört zu den Tarifen Pro und Verbund. In den anderen Tarifen heißt der Menüpunkt Arbeitszeiten und führt nur zu den Arbeitszeiten, die den Kalender steuern. Dasselbe gilt, wenn Deine Praxis die Zeiterfassung ausgeschaltet hat, siehe Zeiterfassung einrichten.

Warum die Arbeitszeit erfasst wird

Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen. Das verlangen das Arbeitszeitgesetz und der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022. Wie Du das tust, ist Dir überlassen. Die Stempeluhr ist ein Werkzeug dafür, keine Pflicht.

Wechselst Du in einen Tarif ohne Zeiterfassung, geht nichts verloren. Die erfassten Zeiten bleiben gespeichert und stehen weiter im Datenexport der Praxis. Es fällt nur der Zugang in der Oberfläche weg.

Ein- und ausstempeln

Ein Klick auf die Uhr in der Kopfzeile öffnet das Menü. Es bietet nur an, was gerade passt:

1. Einstempeln wählen.
2. Die Tätigkeit wählen, etwa Büroarbeit.
3. Mit Einstempeln bestätigen. Die Zeit läuft ab jetzt.

Wechselst Du mitten am Tag die Arbeit, nimmst Du Tätigkeit wechseln und wählst unter Weiter mit die neue Tätigkeit. Am Ende des Tages Ausstempeln.

Auf der Seite Stempeluhr & Verlauf findest Du Tätigkeit wechseln unter Weitere.

Tätigkeiten

TheraPlanner bringt vier Tätigkeiten mit: Behandlung, Büroarbeit, Putzen und Sonstiges. Die Praxisleitung kann weitere anlegen, etwa „Hausbesuch“ oder „Einkauf“, siehe Zeiterfassung einrichten. Die Tätigkeit bestimmt, wie sich Deine Zeit in der Auswertung aufteilt.

Die Uhr folgt Deinen Behandlungen

Du musst nicht umstempeln, wenn eine Behandlung beginnt. Bist Du eingestempelt, wechselt die Uhr zum Beginn Deines Behandlungstermins von selbst auf Behandlung und nach dem Ende zurück auf die Tätigkeit davor. Dazu erscheint kurz „Deine Behandlung beginnt“ bzw. „Behandlung beendet“.

• Gewechselt wird auf die Uhrzeit des Termins, auch wenn der Wechsel erst einen Moment später in der Kopfzeile erscheint.
• Liegen zwei Behandlungen höchstens 15 Minuten auseinander, bleibt die Uhr dazwischen auf Behandlung.
• Was Du selbst wählst, bleibt. Stempelst Du während eines Termins auf eine andere Tätigkeit um, stellt die Uhr das nicht zurück. Hast Du selbst auf Behandlung gestempelt, wechselt sie danach nicht von allein zurück.
• Wird der Termin abgesagt oder die Patientin kommt nicht, wird der Wechsel zurückgenommen.

Wenn Du bei Terminbeginn nicht stempelst

Bist Du zu Beginn einer Behandlung nicht eingestempelt oder in der Pause, stempelt TheraPlanner Dich in der Voreinstellung nicht ein und beendet auch keine Pause. Der Beginn eines Termins sagt nichts darüber, wann Du gekommen bist. Stattdessen wird die Uhr gelb und zeigt „Behandlung seit … Uhr – nicht eingestempelt“. Einmal am Tag kommt außerdem eine Erinnerung in die Glocke, sofern Du die Stempeluhr in den letzten 30 Tagen benutzt hast.

Deine Praxis kann Automatisch einstempeln bei Terminbeginn einschalten. Dann stempelt TheraPlanner Dich zu Beginn des Termins mit Behandlung ein, bei Hausbesuchen zu Beginn der Anfahrt. Wie das genau wirkt und wie Du es für Dich abschaltest, steht in Zeiterfassung einrichten.

Termine zählen als Behandlung

Auch unabhängig von der Uhr sieht die Auswertung im Kalender nach:

• Minuten Deiner Stempelzeit, in denen ein wahrgenommener Behandlungstermin liegt, zählen als Behandlung.
• Minuten, in denen eine Bürozeit aus dem Kalender liegt, zählen als Büroarbeit, Besprechung und Fortbildung als Sonstiges.
• Der Rest zählt als die Tätigkeit, die Du gestempelt hast.

Ein Termin schlüsselt die Zeit auf, er kommt nicht obendrauf. Nichts zählt doppelt. Hast Du behandelt, aber gar nicht gestempelt, kannst Du die Termine nachträglich übernehmen, siehe Zeiten korrigieren.