Zeiterfassung einrichten

Was hier steht, stellt die Praxisleitung ein. Die Einstellungen der Zeiterfassung stehen unter Verwaltung → Praxis → Einstellungen im Abschnitt Zeiterfassung. Ändern dürfen sie in der Voreinstellung Inhaber:in und Praxisleitung.

Die Zeiterfassung gehört zu den Tarifen Pro und Verbund. Ohne sie wirken die Schalter nicht.

Zeiterfassung ausschalten

Der Schalter Zeiterfassung nutzen ist an, sobald der Tarif die Zeiterfassung enthält. Schaltest Du ihn aus, verschwinden für alle in der Praxis die Stempeluhr in der Kopfzeile, Stempeluhr & Verlauf, Auswertung und Tätigkeiten. Es kommen auch keine Erinnerungen ans Ausstempeln mehr.

Das passt für eine Praxis mit eigenem Zeiterfassungssystem oder eine Einzelpraxis ohne Angestellte.

• Die erfassten Zeiten bleiben erhalten. Nach dem Wiedereinschalten ist alles unverändert da.
• Die Arbeitszeiten bleiben in jedem Fall. Sie steuern den Kalender. Der Menüpunkt heißt dann Arbeitszeiten.

Automatisch einstempeln

Ist in Eurer Praxis der erste Termin ohnehin der Arbeitsbeginn, schaltest Du Automatisch einstempeln bei Terminbeginn ein. Der Schalter ist zunächst aus.

Ist er an und eine Person ist zu Beginn eines Behandlungstermins nicht eingestempelt, stempelt TheraPlanner sie ein:

• zum Beginn des Termins, mit der Tätigkeit Behandlung,
• bei einem Hausbesuch zu Beginn der Anfahrt: Hat der Hausbesuch um 10 Uhr 20 Minuten Anfahrt, beginnt die Zeit um 9:40 Uhr,
• nur zu Behandlungen, nicht zu Pausen, Besprechungen, Bürozeiten, Urlaub oder abgesagten Terminen,
• einmal je Termin: Stempelt jemand mitten im Termin aus oder löscht die Zeit, wird zu diesem Termin nicht noch einmal eingestempelt,
• nur kurz nach Terminbeginn: Für Termine, die beim Einschalten schon länger laufen, entsteht kein Eintrag.

Die Zeit steht in Stempeluhr & Verlauf mit der Herkunft Automatisch und dem Anlass, etwa „Termin um 10:00 Uhr“ oder „Anfahrt zum Hausbesuch um 10:00 Uhr“. Die Person bekommt dazu eine Nachricht ohne Patientennamen und, wenn TheraPlanner gerade offen ist, die Meldung Automatisch eingestempelt.

Für sich selbst abschalten

Jede Person kann das automatische Einstempeln für sich abschalten: im eigenen Profil (Benutzermenü oben rechts), Abschnitt Zeiterfassung, Schalter Automatisch einstempeln bei Terminbeginn. Er gilt nur für diese Person und nur in dieser Praxis. Der Abschnitt erscheint erst, wenn die Praxis die Einstellung eingeschaltet hat.

Tätigkeiten pflegen

Unter Praxisalltag → Zeiterfassung → Tätigkeiten legst Du fest, wofür Zeit erfasst wird. Die Seite sehen alle mit dem Recht Tätigkeiten der Zeiterfassung pflegen, in der Voreinstellung Inhaber:in und Praxisleitung.

TheraPlanner bringt Behandlung, Büroarbeit, Putzen und Sonstiges mit. Sie tragen den Zusatz „Mitgebracht – Termine werden ihr zugeordnet“.

1. Tätigkeit anlegen wählen.
2. Die Bezeichnung eintragen, etwa „Hausbesuch“ oder „Einkauf“.
3. Bei Bedarf Farbe und Reihenfolge setzen.
4. Das Fenster bestätigen.

Über Bearbeiten benennst Du eine Tätigkeit um oder schaltest Aktiv aus. Eine stillgelegte Tätigkeit steht beim Stempeln nicht mehr zur Wahl. Bisherige Zeiten behalten ihre Bezeichnung. Löschen geht nur bei einer Tätigkeit, die noch nie benutzt wurde.

Wer was sieht