Jemanden ins Team einladen

Neue Kolleg:innen kommen über eine Einladung ins Team. Du lädst eine E-Mail-Adresse ein, die Person nimmt die Einladung über den Link in der Mail an und legt dabei ihr Konto an. Ein Formular, in dem Du ein Konto direkt anlegst, gibt es nicht.

Einladen dürfen in der Voreinstellung Inhaber:in und Praxisleitung.

Eine Einladung verschicken

1. Verwaltung → Team → Mitglieder öffnen.
2. Oben rechts Mitglied einladen wählen.
3. Die E-Mail-Adresse eintragen.
4. Die Rolle wählen. Vorgeschlagen ist Therapeut:in.
5. Den Platztyp prüfen (siehe unten).
6. Bei mehreren Standorten unter Standorte einschränken, wo die Person arbeitet. Ohne Auswahl gilt die Einladung für alle Standorte.
7. Einladung verschicken.

Die Person bekommt eine Mail mit dem Knopf Einladung annehmen. In der Mail steht, bis wann die Einladung gilt.

Gehört die Adresse schon zu Deiner Praxis oder ist für sie bereits eine Einladung offen, sagt das Feld es Dir, bevor etwas verschickt wird.

Rolle und Platztyp

Die Rolle entscheidet, was jemand darf. Der Platztyp entscheidet, was der Zugang kostet. Beides hängt zusammen, ist aber getrennt einstellbar.

Wählst Du eine Rolle, schlägt TheraPlanner den passenden Platztyp vor: behandelnde Rollen bekommen Behandler:in (Vollzeit), alle anderen Verwaltung. Du kannst den Vorschlag ändern. Eine Praxisleitung, die selbst nicht behandelt, setzt Du zum Beispiel auf Verwaltung.

Im Fenster und über der Mitgliederliste steht, wie viele Behandlerplätze belegt und frei sind. Eine offene Einladung belegt ihren Behandlerplatz schon, bis sie angenommen oder abgelaufen ist. Ist das Kontingent erschöpft, erscheint Das Behandlerkontingent ist erschöpft mit den Zahlen. Weitere Plätze lassen sich als Add-on zubuchen.

Die Rolle Inhaber:in kann nur vergeben, wer selbst Inhaber:in ist. Was die Rollen im Einzelnen dürfen, steht in Rollen und Rechte.

Offene Einladungen im Blick behalten

Auf derselben Seite gibt es den Reiter Eingeladen. Die Zahl daran zeigt, wie viele Einladungen noch offen sind. Jede Zeile zeigt Adresse, Rolle, Platztyp und den Stand: Offen, Angenommen, Zurückgezogen oder abgelaufen, darunter das Datum.

Im Menü am Ende der Zeile:

• Erneut senden verschickt eine neue Mail. Dabei entsteht ein neuer Link, der alte wird ungültig, und die Frist beginnt von vorn.
• Zurückziehen macht den Link sofort unbrauchbar. Der Eintrag bleibt zur Nachvollziehbarkeit stehen.

Eine Einladung gilt 14 Tage. Dieselbe Einladung lässt sich höchstens fünfmal verschicken. Danach lädst Du die Adresse neu ein.

Was die eingeladene Person sieht

Der Link aus der Mail führt auf die Seite Einladung annehmen. Dort steht, welche Praxis einlädt und mit welcher Rolle. Je nach Lage geht es so weiter:

Direkt nach dem Beitritt richtet die Person ihren zweiten Faktor ein, am einfachsten mit einem Passkey. Wie das geht, steht in Zwei-Faktor-Anmeldung.

Ist der Link abgelaufen, zurückgezogen oder schon benutzt, erscheint Hier geht es leider nicht weiter mit einem Satz, was zu tun ist. Meist ist das: die Praxis um eine neue Einladung bitten.

Ein Konto für mehrere Praxen

Eingeladen wird eine Adresse, kein Konto. Arbeitet jemand schon in einer anderen Praxis mit TheraPlanner, meldet sie sich mit ihrem bestehenden Konto an und tritt zusätzlich Deiner Praxis bei.

Rolle, Platztyp und Standorte gelten immer nur in einer Praxis. Wer in zwei Praxen arbeitet, kann dort unterschiedliche Rollen haben.

Jemanden zurückholen

Wer ausgeschieden ist, steht im Reiter Ausgeschieden. Kommt die Person zurück, lädst Du ihre Adresse einfach neu ein. War sie nur Ausgesetzt, holst Du sie mit Reaktivieren zurück, siehe Mitglieder verwalten.