Sichtbarkeit von Daten und Menüpunkten

Sieht eine Kollegin etwas, das Du nicht siehst, ist das meist kein Fehler. Was jemand sieht, hängt an der Rolle in der Praxis und an einzeln vergebenen Rechten.

Der Grundsatz

Wer Termine annimmt, braucht Namen und Telefonnummer, aber nicht die Diagnose. Behandlungsdaten wie Diagnose, Anamnese, Notizen und Therapieberichte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Deshalb sehen sie in der Voreinstellung nur die behandelnden Rollen: Inhaber:in, Praxisleitung und Therapeut:in.

Empfang, Finanzfachkraft und Assistenz sehen Stammdaten wie Name, Anschrift, Telefon und Kasse, aber keine Behandlungsdaten. Die genaue Tabelle steht in Rollen und Rechte.

Ein Menüpunkt oder Reiter fehlt

Was Deine Rolle nicht darf, wird nicht angezeigt, auch nicht ausgegraut. Das gilt für Menüpunkte, für Reiter in der Patientenakte und für einzelne Felder. Am Empfang fehlen in der Akte zum Beispiel die Therapieberichte, und bei den Terminen fehlen die Behandlungsnotizen.

Rufst Du eine Seite über einen Link oder die Adresszeile direkt auf, siehst Du eine Fehlermeldung statt der Seite.

Typische Fälle:

Nur manche Akten

Beim Zugriff auf Behandlungsdaten gibt es drei Stufen: alle Fälle der Praxis, nur eigene Fälle oder kein Zugriff. Mit „nur eigene Fälle“ siehst Du Behandlungsdaten nur in Akten, bei denen Du einen Termin hattest oder eine Verordnungseinheit gebucht hast.

Übernimmst Du einen Termin, etwa als Vertretung, wirst Du damit automatisch für die Akte zuständig. Niemand muss etwas nachpflegen. Die Stammdaten aller Akten siehst Du unabhängig davon.

Ein Vorgang im Posteingang fehlt

Jeder Vorgang im Posteingang hat zusätzlich eine Sichtbarkeitsstufe. Ein Vorgang, der nur für das Behandlungsteam oder nur für die zuständige Person sichtbar ist, erscheint bei Dir nicht, auch wenn Du sonst Zugriff auf den Posteingang hast. Wie die Stufen gesetzt werden, steht in Posteingang.

Brauchst Du einen solchen Vorgang, frag die zuständige Person. Das ist so gewollt: Zu eng fällt sofort auf und ist schnell behoben. Zu weit fällt nie auf.

Was protokolliert wird

Jede Änderung an einem Datensatz wird festgehalten: wer, wann, was vorher, was nachher. Bei verschlüsselten Feldern steht nur, dass sich das Feld geändert hat, nicht der Wert. Dazu kommen gezielt einzelne Zugriffe, etwa das Öffnen einer verschickten Nachricht im Nachrichtenprotokoll.

Das ist kein Misstrauen. Es ist der Nachweis, den eine Praxis nach einem Vorfall braucht, und der Grund, warum jede Person einen eigenen Zugang haben sollte.

Dir fehlt etwas für Deine Arbeit

Sprich Deine Praxisleitung an. Sie kann Dir eine andere Rolle geben oder einzelne Rechte zusätzlich vergeben, siehe Rechteübersicht. Die Voreinstellung ist bewusst eng, weil sich ein Recht leichter dazugeben als zurücknehmen lässt.