Aufgaben

Die Aufgabenliste steht unter Praxisalltag → Aufgaben. Oben rechts in der Kopfzeile führt das Häkchen-Symbol direkt dorthin.

Eine Aufgabe ist etwas, das erledigt werden will („Handtücher bestellen“). Muss jemandem geantwortet werden, ist das ein Vorgang im Posteingang. Soll jemand zu einer Uhrzeit kommen, ist es ein Termin.

Eine Aufgabe anlegen

1. Aufgabe anlegen oben rechts wählen.
2. Den Titel eintragen.
3. Bei Bedarf Fällig am, Dringlichkeit (Niedrig, Normal, Hoch) und Stand setzen.
4. Unter Zuständig eine oder mehrere Personen wählen.
5. Geht es um eine Patientin, sie unter Betrifft Patient:in auswählen.
6. Das Fenster bestätigen.

Ohne Fällig am bleibt die Aufgabe eine Absicht. Sie steht in der Liste unter „Ohne Datum“ und wird nie überfällig.

Schnell erfassen mit Kürzeln

Unter der Liste steht das Feld Aufgabe hinzufügen. Ein Satz, Enter, und die Aufgabe ist angelegt. Kürzel im Satz füllen die übrigen Angaben:

Als Datum versteht das Feld heute, morgen, übermorgen, Wochentage („nächsten Freitag“), „9.10.“, „30. März“, „in 3 Tagen“, „in 2 Wochen“ und „nächste Woche“. Erkannte Kürzel sind farbig hinterlegt, und unter dem Feld steht, was daraus wird.

Beim Tippen von @ erscheint das Team zur Auswahl. Ein voller Name oder ein eindeutiger Vorname genügt. Wer keine Aufgaben zuweisen darf, bekommt keine Auswahl, und @Name bleibt Teil des Titels.

Mehrere Zuständige

Unter Zuständig kannst Du mehrere Personen wählen. Erledigt ist die Aufgabe, sobald eine davon sie abhakt. Muss wirklich jede Person einzeln etwas tun, etwa eine Unterweisung lesen, legst Du mehrere Aufgaben an.

Zuständige änderst Du auch direkt in der Liste: Ein Klick auf die Namen rechts in der Zeile öffnet Zuweisen. Steht dort „noch niemandem zugewiesen“, liegt die Aufgabe bei niemandem.

Wer neu zuständig wird, bekommt eine Nachricht in die Glocke, mit dem Titel und der Fälligkeit. Wer schon zuständig war, bekommt beim Bearbeiten nichts, und wer sich selbst etwas zuweist, auch nicht.

Zuweisen dürfen in der Voreinstellung Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in und Empfang. Finanzfachkraft und Assistenz legen Aufgaben an, verteilen aber keine.

Die Liste lesen

Die Liste ist nach Fälligkeit gruppiert: Überfällig, Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche, Später, Ohne Datum. Im Reiter Alle steht darunter Erledigt. Unter jedem Titel stehen Fälligkeit, Dringlichkeit (nur wenn nicht Normal) und der Stand, wenn er In Arbeit oder Entfällt ist.

Oben wählst Du zwischen den Reitern Offen, Überfällig, Erledigt und Alle. Die Filter grenzen weiter ein:

Ein Kreispfeil hinter dem Titel heißt: Die Aufgabe ist aus einer wiederkehrenden Aufgabe entstanden.

Die Zahl am Menüpunkt und am Häkchen in der Kopfzeile zählt, was Dich angeht: alles Offene, das Dir zugewiesen ist oder bei niemandem liegt, auch ohne Datum. Ist etwas davon überfällig, wird die Zahl rot. Auf der Startseite steht dasselbe in der Karte Deine offenen Aufgaben.

Erledigen und wieder öffnen

Abgehakt wird mit dem Kästchen vor dem Titel, ohne Rückfrage. Danach erscheint Aufgabe erledigt mit dem Knopf Rückgängig machen. Das gilt in der Liste, auf der Startseite und beim Setzen des Stands im Bearbeitungsfenster.

Später holst Du eine Aufgabe zurück, indem Du den Haken wieder entfernst oder im Menü der Zeile Wieder öffnen wählst. Der Vermerk „erledigt von“ verschwindet dabei.

Der Stand Entfällt ist kein Löschen. Er passt für eine Aufgabe, die diesmal nicht anfällt. Sie verschwindet aus den offenen Aufgaben, bleibt aber nachvollziehbar. Löschen im Menü der Zeile entfernt die Aufgabe aus allen Listen, auch bei den Zuständigen. Löschen dürfen in der Voreinstellung nur Inhaber:in und Praxisleitung.

Wer welche Aufgaben sieht

Das Recht Alle Aufgaben der Praxis sehen öffnet die Aufgaben der ganzen Praxis. In der Voreinstellung haben es alle Rollen. Wer es nicht hat, sieht und erledigt trotzdem die Aufgaben, die ihm selbst zugewiesen sind, aber keine fremden. Bearbeiten lässt sich eine Aufgabe nur mit Aufgaben bearbeiten; ohne dieses Recht öffnet ein Klick auf den Titel nur Ansehen.