Der Posteingang

Im Posteingang landet alles, was Patient:innen und andere Menschen von außen an Deine Praxis richten: Anrufe, SMS, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Anfragen über die Website und Nachrichten aus dem Patientenportal. Jedes Anliegen ist ein Vorgang – ein Anruf, die SMS danach und die Mail mit dem Rezept sind derselbe Vorgang und nicht drei.

Ein Vorgang hat einen Betreff, eine Zuständigkeit und einen Status. Aus „Frau Muster hat angerufen“ wird so „Rückruf wegen Terminverschiebung, offen, zuständig: Frau Berg“.

Wo Du ihn findest

Der Posteingang steht unter Praxisalltag → Posteingang. Die Zahl am Menüpunkt nennt die offenen Vorgänge, die Dich angehen: was Dir zugewiesen ist und was bei niemandem liegt. Was eine Kollegin übernommen hat, zählt nicht mit. Ein zurückgelegter Vorgang zählt erst wieder ab seinem Stichtag (siehe Erneut erinnern).

Auf der Startseite steht dazu die Kachel Posteingang mit drei Zahlen:

Die dritte Zahl ist die wichtigste. Ein Vorgang ohne Zuständigkeit wartet, bis sich jemand seiner annimmt.

Sehen darf den Posteingang, wer das Recht Nachrichten sehen hat. In der Voreinstellung sind das alle Rollen außer der Finanzfachkraft: Korrespondenz mit Patient:innen kann Behandlungsbezüge tragen.

Die Liste lesen

Jede Zeile ist gebaut wie in einem Mailprogramm:

• vorne der Umschlag (geschlossen heißt ungelesen) und das Symbol des Kanals,
• dann der Absender – die Akte, oder Noch keiner Akte zugeordnet,
• darunter der Betreff und der Anfang der jüngsten Nachricht,
• ganz unten kleine Abzeichen: Priorität, Status, Zuständigkeit und, wenn nötig, die Herkunft („Kam per E-Mail“) oder ein Hinweis zum Zusammenfassen,
• rechts die letzte Aktivität und eine gesetzte Erinnerung.

Der Status heißt Offen, Wartet oder Erledigt. Die Priorität Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend. Fehlt die Zuständigkeit, steht rot Ohne Zuständigkeit im Abzeichen.

Sortiert ist die Liste so: fällige Erinnerungen ganz oben, dann alles nach letzter Aktivität, zurückgelegte Vorgänge ganz unten. Über das Auswahlfeld zum Sortieren lässt sich das ändern.

Alle, Anrufe, Nachrichten, Anfragen

Über der Liste stehen vier Reiter, die nach Art der Arbeit trennen:

Aus dem Patientenportal kommen zwei Dinge. Terminanfragen stehen als Vorgang „Terminanfrage aus dem Patientenportal“ da; entschieden werden sie aber im Kalender oder unter Terminanfragen (siehe Termine und Anfragen im Portal). Nachrichten an die Praxis tragen als Betreff nur das Anliegen, das die Patientin gewählt hat, etwa Portal: Frage zu einer Rechnung. Beides liegt gleich bei der richtigen Akte, denn wer im Portal schreibt, ist angemeldet.

Filtern

Die Filter öffnest Du über das Trichtersymbol:

• Letzter Kanal – worüber lief es zuletzt?
• Eingegangen über – worüber kam es herein?
• Anliegen am Telefon – etwa Terminabsage oder Verpasster Anruf
• Status, Priorität, Zuständig
• Ohne Zuständigkeit und Ungelesen
• Erneut erinnern mit Fällig, Zurückgelegt oder Mit Erinnerung

Die beiden Kanalfilter sind nicht dasselbe. Ein Anruf, auf den Du per Mail geantwortet hast, kam über Telefon herein, sein letzter Kanal ist aber E-Mail. Wer die Rückrufe abarbeiten will, nimmt deshalb Eingegangen über und dort Telefon. In beiden Filtern lassen sich mehrere Kanäle gleichzeitig wählen.

Wer welchen Vorgang sieht

Jeder Vorgang hat eine Sichtbarkeit:

Einen Vorgang, den Du nicht öffnen darfst, siehst Du trotzdem in der Liste – als Verdeckter Vorgang, ohne Namen, Betreff und Vorschau. So bleibt die Arbeit sichtbar, ihr Inhalt aber nicht. Wenn eine Kollegin einen Vorgang sieht, den Du nicht siehst, ist das der Grund.

Was (noch) nicht geht

• Die Sichtbarkeit eines Vorgangs lässt sich nicht von Hand ändern. Neue Vorgänge stehen auf Gesamtes Team.
• Die Priorität eines bestehenden Vorgangs lässt sich nicht ändern.
• Einen Vorgang von Hand anlegen geht nur für Anrufe, über Anruf nachtragen (siehe Anrufe und Rückrufe). Was Du selbst beginnst, schreibst Du aus der Akte (siehe Aus der Akte schreiben).
• Interne Notizen an Kolleginnen ohne Bezug nach außen sind Aufgaben, keine Vorgänge.