Duplikate zusammenführen

Dieselbe Person zweimal in der Kartei kommt vor: einmal am Telefon aufgenommen, einmal beim ersten Termin, dazu eine Online-Registrierung. TheraPlanner erkennt solche Fälle und führt die Akten auf Wunsch zusammen.

Wie ein Duplikat erkannt wird

Als mögliches Duplikat gelten Akten mit demselben Nachnamen und demselben Geburtsdatum. Der Vorname zählt nicht, weil „Anna“ und „Anna-Lena“ oder „Sepp“ und „Josef“ sonst durchrutschen. Schreibweisen spielen keine Rolle: „Müller“, „Mueller“ und „MÜLLER“ fallen zusammen.

Es ist ein Verdacht, keine Feststellung – Zwillinge erfüllen ihn auch.

Wo Du den Verdacht siehst

• In der Akte: Im Steckbrief steht „Es gibt eine weitere Akte mit demselben Nachnamen und Geburtsdatum“.
• In der Kartei: Oben steht der Knopf Duplikate, mit der Zahl der Verdachtsfälle in Klammern. Er öffnet die Seite Mögliche Duplikate.

Jede Zeile dort ist eine Akte, die in eine andere aufgehen könnte: links das Mögliche Duplikat, daneben Angelegt und der Vorschlag: führende Akte.

Zwei Akten zusammenführen

1. In der Zeile Zusammenführen wählen.
2. Unter Welche Akte bleibt? die bleibende Akte wählen. Vorgeschlagen ist die ältere, deren Kennung schon auf Verordnungen und Rechnungen steht.
3. Zusammenführen.

Dabei geschieht:

• Leere Felder der bleibenden Akte werden aus der anderen ergänzt.
• Diagnose, Anamnese und Notizen werden angehängt, mit einer Zeile, woher der Text stammt. Überschrieben wird nichts.
• Termine, Verordnungen, Rechnungen, Vorgänge, Dokumente und Anmeldungen wandern in die bleibende Akte.
• Bei Einwilligungen gilt die jüngere Entscheidung, bei gleichem Zeitpunkt der Widerruf.
• Die andere Akte wird als Zusammengeführt markiert und aus der Kartei genommen, aber nicht gelöscht.

Leere Duplikate automatisch auflösen

Leere Duplikate automatisch auflösen betrifft nur Akten, an denen nichts hängt: kein Termin, keine Rechnung, keine Dokumentation, keine Einwilligung. Jede geht in die jeweils ältere Akte auf.

Solche Akten entstehen oft, wenn eine Online-Anmeldung übernommen wurde und erst danach auffällt, dass es die Person schon gab. Alles, woran Daten hängen, bleibt unberührt und wird Dir einzeln vorgelegt.

Wer was darf

Die Seite sieht, wer die Kartei sieht. Zusammenführen darf nur, wer das Recht „Duplikate zusammenführen“ hat – in der Vorgabe Inhaber:in und Praxisleitung. Der Empfang sieht die Verdachtsfälle, löst sie aber nicht auf.