Online-Registrierung neuer Patient:innen

Mit der Online-Registrierung füllen neue Patient:innen ihre Stammdaten selbst aus, bevor sie zum ersten Mal in die Praxis kommen. Die Angaben landen als Anmeldung in der Kartei, jemand sieht sie durch, und ein Klick macht daraus eine Akte. Ein Termin entsteht dabei nicht.

Einschalten

1. Verwaltung → Praxis → Website-Formulare → Online-Registrierung öffnen.
2. Den Schalter Online-Registrierung auf der Praxis-Website einschalten.
3. Unter Texte bei Bedarf Einleitung, Hinweis vor dem Absenden und Text nach dem Absenden anpassen. Leere Felder zeigen den Vorgabetext.
4. Speichern.
5. Mit Vorschau öffnen die echte Seite in einem neuen Fenster prüfen.

Einschalten lässt sich das Formular erst, wenn die Links zu Impressum und Datenschutzerklärung Deiner Praxis hinterlegt sind. Fehlen sie, steht oben ein Hinweis mit Hinterlegen. Solange das Formular aus ist, gibt es die öffentliche Seite nicht.

Einschalten darf, wer die Praxiseinstellungen ändern darf. Mehr zu den übrigen Formularen steht in Website-Formulare.

Den Link auf die Website setzen

Auf derselben Seite stehen Link für Deine Website und ein Fertiger Schnipsel zum Kopieren. In der Kartei findest Du beides auch unter Neue Anmeldungen → Link zum Formular. Setz den Link als Knopf oder Menüpunkt auf Deine Website, etwa neben „Kontakt“.

Was die Besucherin ausfüllt

Vier Schritte mit Fortschrittsanzeige:

Ergibt das Geburtsdatum ein Alter unter 18, fragt Schritt 2 nach der erziehungsberechtigten Person, deren Nachname dann Pflicht ist. Erst im letzten Schritt wird abgeschickt. Wer vorher aufhört, hinterlässt nichts.

Anmeldungen bearbeiten

Offene Anmeldungen stehen in der Kartei unter dem Reiter Neue Anmeldungen. Die Zahl daran und am Menüpunkt Patient:innen zeigt, wie viele warten. Ansehen öffnet alle Angaben. Dann entscheidest Du:

• Als neue Akte übernehmen: legt eine Akte mit allen Angaben an. Das Anliegen kommt in die Anamnese, gekennzeichnet als Schilderung der Patientin. Gibt es schon eine Akte mit demselben Nachnamen und Geburtsdatum, warnt der Dialog – dann brich ab und ordne zu.
• Bestehender Akte zuordnen: Es entsteht keine neue Akte. Ergänzt werden nur Felder, die in der Akte leer sind. Was abweicht, steht danach in der Anmeldung unter Abweichungen zur Akte. Ist jemand umgezogen, änderst Du die Anschrift dort von Hand.
• Ablehnen: mit Interner Vermerk, nur für Dein Team. Die Absenderin bekommt keine Nachricht.

Ist doch eine zweite Akte entstanden, hilft Duplikate zusammenführen – meist mit Leere Duplikate automatisch auflösen.

Keine Bestätigungsmail

Weder nach dem Absenden noch nach Deiner Entscheidung geht eine E-Mail an die angegebene Adresse. Niemand hat geprüft, ob die Adresse der Absenderin gehört, und eine Mail „Ihre Anmeldung bei der Praxis ist eingegangen“ verriete einer fremden Person, dass jemand sich bei einer Therapiepraxis angemeldet hat. Bestätigt wird nur auf dem Bildschirm. Meld Dich deshalb selbst, per Telefon oder E-Mail.

Schutz und Aufbewahrung

• Von einer Absenderadresse gehen höchstens fünf Anmeldungen je Stunde durch.
• Ein unsichtbares Feld fängt Automaten ab. Es gibt kein Captcha eines Drittanbieters.
• Entschiedene Anmeldungen werden 180 Tage nach der Entscheidung gelöscht. Offene Anmeldungen bleiben stehen, bis jemand entscheidet.

Anmeldungen sehen und entscheiden darf, wer das Recht „Online-Registrierungen bearbeiten“ hat – in der Vorgabe Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in und Empfang.