Dokumente in der Akte ablegen

Unter Dokumente liegt die Ablage der Akte: Arztbriefe, eingescannte Verordnungen, Befunde, unterschriebene Einwilligungen. Darunter hängen Behandlungsvertrag und Anamnesebogen.

Ein Dokument ablegen

1. In der Akte Dokumente öffnen.
2. Dokument ablegen wählen.
3. Unter Datei die Datei wählen – PDF, JPG, PNG oder HEIC, bis 20 MB.
4. Eine Bezeichnung vergeben. Sie wird verschlüsselt gespeichert, Du darfst also benennen, worum es geht.
5. Die Art wählen und das Datum des Schreibens eintragen – wann es entstanden ist, nicht wann Du es einscannst.
6. Den Schalter Enthält Behandlungsdaten setzen (siehe unten).
7. Bei Bedarf eine Notiz schreiben und speichern.

Zur Wahl stehen die Arten Arztbrief, Verordnung (Scan), Befund, Bescheinigung, Einwilligung, Foto, Schriftwechsel und Sonstiges.

Nach dem Hochladen: die Prüfung

Jede hochgeladene Datei wird zuerst auf Schadsoftware geprüft. Solange das läuft, steht an ihr wird geprüft, und sie lässt sich noch nicht öffnen, herunterladen oder ins Portal stellen. Meist dauert das nur einen Moment.

Ein Dokument ansehen

Ein Klick auf die Zeile zeigt das Dokument in einem Fenster über der Liste, ohne es herunterzuladen. PDFs und Bilder erscheinen direkt. Im Fenster stehen In neuem Fenster – praktisch für einen zweiten Bildschirm oder zum Drucken – und Herunterladen.

Ein Format, das der Browser nicht anzeigen kann, etwa HEIC vom iPhone, meldet das im Fenster. Dann bleibt nur Herunterladen.

In der Liste steht unter der Bezeichnung, wann das Dokument entstanden ist und welche Art es ist. Gesucht wird nach der Bezeichnung, nicht nach dem Dateinamen.

Behandlungsdaten und wer was sieht

Jedes Dokument trägt den Schalter Enthält Behandlungsdaten.

• Eingeschaltet sehen es nur Personen mit Zugriff auf Behandlungsdaten.
• Ausgeschaltet sieht es auch der Empfang – etwa eine unterschriebene Einwilligung.

Über das Zeilenmenü änderst Du mit Bearbeiten Bezeichnung, Art, Datum, Schalter und Notiz. Die Datei selbst lässt sich nicht austauschen.

Dokumente ablegen dürfen in der Vorgabe Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in und Assistenz. Der Empfang sieht Dokumente, legt aber keine ab.

Im Patientenportal freigeben

1. Im Zeilenmenü Ins Portal wählen.
2. Prüfen, ob der Inhalt ohne Gespräch verständlich ist.
3. Freigeben.

Danach kann die Patientin das Dokument im Portal herunterladen. Mit Aus dem Portal nehmen verschwindet es dort wieder. Was sie schon heruntergeladen hat, bleibt bei ihr. Dokumente im Portal tragen in der Liste ein Symbol, und der Filter Portal zeigt sie.

Hat die Akte noch keinen Portalzugang, geht die Freigabe nicht – siehe Portalzugang. Lädt die Patientin selbst etwas im Portal hoch, steht es hier mit der Herkunft „Über das Patientenportal hochgeladen“.

Entfernen und mehrere auf einmal

Entfernen nimmt ein Dokument aus der Akte. Die Datei bleibt erhalten, weil die Aufbewahrungsfrist nach § 630f BGB weiterläuft, und der Vorgang steht in der Änderungshistorie.

Wählst Du mehrere Zeilen aus, stehen Ins Portal, Aus dem Portal nehmen und Entfernen für alle zusammen bereit. Was nicht geht, wird übersprungen und gemeldet.

Die Filter: Art, Behandlungsdaten, Herkunft und Portal.

Weitere Belege dieser Akte

Unter der Liste steht eingeklappt Weitere Belege dieser Akte: die Rechnungs-PDFs und die erfassten Verordnungen dieser Person. Sie gehören in ihre eigenen Bereiche. Ein Klick führt dorthin.

Bescheinigungen auf dem Briefbogen stellst Du mit Bescheinigung ausstellen aus, siehe Bescheinigungen.