Den Bankabgleich einrichten

TheraPlanner kann die Umsätze Deines Geschäftskontos abrufen und Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen. Statt einen Kontoauszug neben die Liste offener Posten zu legen, arbeitest Du nur noch die Fälle ab, bei denen etwas unklar ist. Eingerichtet wird unter Praxis → Bankabgleich.

Wer das einrichten darf

Den Onlinebanking-Zugang verwaltet in der Voreinstellung nur die Inhaber:in – auch die Praxisleitung nicht. Wer Zahlungseingänge zuordnet, braucht den Zugang nicht: Die Prüfliste zeigt Buchungen, aber keine Zugangsdaten.

Oben auf der Seite steht aufklappbar Was mit Deinen Zugangsdaten geschieht:

• Es wird nur gelesen. Kontenliste und Umsätze – TheraPlanner kann kein Geld überweisen.
• Deine PIN wird gespeichert, verschlüsselt. Das verlangt das FinTS-Verfahren: Die Bank fragt die PIN bei jeder Verbindung ab. Die TAN wird nicht gespeichert.
• Alle 90 Tage fragt Deine Bank noch einmal nach. Dann bestätigst Du einmal mit TAN.

Ist Dir das zu weit, lass es. Die Zahlung von Hand bleibt vollständig erhalten – siehe Zahlung verbuchen.

Schritt 1: Zugang hinterlegen

1. Wähle Bankverbindung hinzufügen.
2. Trage eine Bezeichnung ein, nur für Dich, etwa „Geschäftskonto“.
3. Trage die Bankleitzahl ein – die acht Ziffern in der Mitte Deiner IBAN. Der Name der Bank wird dann ergänzt.
4. Trage die FinTS-Adresse ein. Deine Bank nennt sie im Onlinebanking unter „HBCI/FinTS“; im Zweifel frag Deine Bank.
5. Trage Benutzerkennung und PIN ein – dieselben wie im Onlinebanking.
6. Optional: Trage unter IBAN des Kontos (optional) genau das Konto ein, das abgerufen werden soll, und eine Bezeichnung des Kontos.
7. Bestätige mit Zugang speichern.

Schritt 2: TAN-Verfahren wählen

Im Menü der Zeile: TAN-Verfahren wählen. TheraPlanner fragt Deine Bank, welche Verfahren es gibt. Wähle das, das Du tatsächlich eingerichtet hast – Banken bieten oft auch Verfahren an, die Du nicht nutzt, und deren TAN kommt nie an. Wo die Bank es verlangt, wählst Du zusätzlich Gerät oder Karte. Bestätige mit Verfahren übernehmen.

Schritt 3: Verbindung herstellen

1. Wähle im Menü der Zeile Verbindung herstellen und dann Jetzt verbinden. Das kann bis zu einer Minute dauern.
2. Verlangt die Bank eine TAN, erscheint in der Zeile TAN eingeben. Gib sie ein und wähle TAN einreichen.
3. Bei einem Bestätigungsverfahren bestätigst Du stattdessen in der App Deiner Bank und wählst danach Bestätigung prüfen.

Danach steht die Verbindung auf Aktiv, und die Konten Deiner Bank sind bekannt.

Schritt 4: Konten auswählen

Wähle im Menü der Zeile Konten auswählen und hake an, was abgerufen werden soll – meist genau ein Konto. Bestätige mit Auswahl speichern.

Weißt Du genau, welches Konto Du meinst, geht es direkter: Konto von Hand eintragen mit IBAN und optional Bezeichnung. Die Prüfziffer wird sofort nachgerechnet. Ein so eingetragenes Konto wird ohne weitere Rückfrage abgerufen. Mit Eingetragenes Konto entfernen nimmst Du es wieder heraus.

Was danach passiert

Zweimal täglich, um 10 und um 20 Uhr, ruft TheraPlanner die Umsätze der angehakten Konten ab und ordnet Zahlungseingänge offenen Rechnungen zu. Mit Jetzt abrufen stößt Du einen Abruf sofort an. Was nicht eindeutig ist, landet in der Prüfliste – siehe Zahlungseingänge prüfen.

Weitere Handgriffe im Menü der Zeile: Zugangsdaten ändern, Verbindung erneuern, Stilllegen (Abruf anhalten, Zugangsdaten bleiben) und Wieder aufnehmen, Zugang entfernen (löscht Kennung, PIN und die abgerufenen Umsätze; verbuchte Zahlungen bleiben an den Rechnungen).

Wenn nichts mehr ankommt

In den ersten beiden Fällen bekommen die Inhaber:innen eine E-Mail. Das ist wichtig, denn der Ausfall ist leise: Es kommen keine Zahlungen mehr an, die Rechnungen bleiben offen, und der Mahnlauf greift.

Kontoauszug hochladen statt abrufen

Bietet Deine Bank kein FinTS an, oder fehlen Tage, lädst Du den Auszug selbst hoch: unter Zahlungseingänge mit Kontoauszug hochladen. Das darf, wer Zahlungseingänge erfasst – in der Voreinstellung auch die Abrechnung und die Praxisleitung. Den Onlinebanking-Zugang braucht es dafür nicht. Bedenke: Ein Auszug zeigt alle Bewegungen des Geschäftskontos, nicht nur die Zahlungen von Patient:innen.

1. Konto wählen – oder Anderes Konto (nur für hochgeladene Auszüge) mit seiner IBAN.
2. Die Datei aus dem Onlinebanking wählen: camt.053, camt.052, MT940 oder CSV. Datei prüfen zeigt die Vorschau – wie viele Buchungen neu sind und wie viele schon da.
3. Bei CSV prüfst Du unter Spalten der CSV-Datei, ob Datum, Betrag und Name richtig zugeordnet sind; die Vorschau folgt jeder Änderung.
4. Buchungen übernehmen. Danach läuft derselbe Abgleich wie nach dem Abruf.

Was schon abgerufen oder früher hochgeladen wurde, erkennt TheraPlanner wieder und übernimmt es nicht ein zweites Mal – auch dann, wenn die Bank dieselbe Buchung in der Datei anders schreibt als im Abruf.

Abgeglichene und abgehakte Buchungen werden nach gut einem Jahr gelöscht – ein Kontoumsatz nennt Namen von Patient:innen. Dass die Rechnung bezahlt ist, steht weiter an der Rechnung. Unerledigte Buchungen bleiben.