Das Kassenbuch führen

Das Kassenbuch steht unter Abrechnung → Kassenbuch. Es führt jede Bewegung Deiner Barkasse mit fortlaufender Nummer, Tag und Bestand danach. Sehen kann es, wer Zahlungen erfassen oder die Finanzdaten der Praxis sehen darf; das Kassenbuch gehört zum Tarif Basic.

Was von selbst hineinkommt

Erfasst Du an einer Rechnung eine Zahlung mit der Zahlungsart Bar, steht sie sofort als Buchung im Kassenbuch – mit Rechnungsnummer und Namen. Gibt es mehrere Kassen, fragt Zahlung erfassen nach der Kasse. Gibt es noch keine, legt TheraPlanner beim ersten Bargeld eine Hauptkasse an.

Diese Buchungen hängen an der Zahlung: Im Kassenbuch lassen sie sich nicht einzeln stornieren. Wird die Zahlung an der Rechnung zurückgenommen, storniert TheraPlanner die Buchung im Kassenbuch mit.

Buchung erfassen

Über Buchung erfassen trägst Du alles andere ein: sonstige Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen und Geldtransit zur Bank. Den Betrag gibst Du ohne Vorzeichen ein – die Art bestimmt, ob er den Bestand erhöht oder mindert.

• Ein Beleg – Foto oder PDF – kommt gleich mit. Fehlt er noch, reichst Du ihn später über Beleg nachreichen im Menü der Zeile nach.
• Eine Ausgabe, die den Bestand unter null brächte, nimmt das Kassenbuch nicht an. Buch dann zuerst die fehlende Einnahme oder eine Einlage.
• Den Bargeldbestand beim Start buchst Du einmal über Anfangsbestand buchen unter Mehr.

Berichtigen: Storno statt Löschen

Eine Buchung lässt sich weder ändern noch löschen. Ist etwas falsch, wählst Du im Menü der Zeile Stornieren und gibst einen Grund an. Es entsteht eine Gegenbuchung mit eigener Nummer und heutigem Datum; die ursprüngliche Buchung bleibt stehen. Danach buchst Du den richtigen Betrag neu.

Tagesabschluss

Am Ende des Tages zählst Du die Kasse über Tagesabschluss – je Schein und Münze. TheraPlanner vergleicht mit dem Bestand laut Kassenbuch. Weicht die Zählung ab, steht der Unterschied als Kassendifferenz im Kassenbuch, und der Bestand entspricht wieder der Zählung. Danach nimmt der Tag keine Buchung mehr an.

Für die Steuerkanzlei

• Unter Mehr gibt es das Kassenbuch eines Zeitraums Als CSV exportieren und Als PDF exportieren – mit Übertrag, Stornos, Tagesabschlüssen und Zählprotokoll.
• Im DATEV-Export wählst Du als Inhalt Kassenbuch. Einnahmen, Ausgaben und Kassendifferenzen brauchen dafür ein Gegenkonto; fehlt es, trägst Du es über Gegenkonto nachtragen ein. Welches Konto richtig ist, sagt Dir Deine Steuerkanzlei.

Mehrere Kassen

Für einen zweiten Standort oder Tresen legst Du unter Mehr mit Kasse anlegen eine eigene Kasse an, auf Wunsch mit eigenem Kassenkonto für DATEV. Jede Kasse zählt ihre Nummern für sich. Eine Kasse, die nicht mehr gebraucht wird, legst Du still – ihre Buchungen bleiben.

Eine Registrierkasse mit TSE ersetzt das Kassenbuch nicht, siehe Grenzen.