Zahlungseingänge prüfen

Die abgerufenen Buchungen Deines Geschäftskontos stehen unter Abrechnung → Zahlungseingänge. Die Zahl neben dem Menüpunkt nennt die offenen Eingänge. Sehen darf die Liste, wer Rechnungen sieht; zuordnen darf, wer Zahlungseingänge erfassen darf. Ist der Bankabgleich noch nicht eingerichtet, erklärt die Seite beim Öffnen, welcher Schritt fehlt – siehe Bankabgleich einrichten.

Was automatisch gebucht wird

Gebucht wird nur, wofür es zwei unabhängige Belege gibt:

1. Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck und der Betrag passt. Stehen mehrere Nummern darin und ergeben sie zusammen genau den Betrag, werden alle genannten Rechnungen beglichen. Geht nur ein Teil davon auf den Cent auf – etwa weil eine alte Überweisung wiederverwendet wurde –, muss zusätzlich der Name der zahlenden Person zum Empfänger passen.
2. Vor- und Nachname der zahlenden Person passen zu genau einer Patientin, und genau eine Zusammenstellung ihrer offenen Rechnungen ergibt den Betrag. Das ist der Fall ohne Verwendungszweck.

Alles andere landet in der Prüfliste, mit Vorschlag und Begründung. Der Grund: Eine nicht zugeordnete Zahlung fällt in der Liste auf. Eine falsch als bezahlt markierte Rechnung fällt niemandem auf – sie wird nicht gemahnt, und das Geld fehlt erst am Jahresende.

Wann nur vorgeschlagen wird

• Teilzahlung, Überzahlung, vergessene Mahngebühr: Nennt der Verwendungszweck genau eine Rechnung, aber der Betrag passt nicht, wird sie vorgeschlagen, aber nicht gebucht.
• Mehrere passende Zusammenstellungen: Drei offene Rechnungen über 40, 60 und 100 € und eine Zahlung über 100 € – das kann die dritte allein sein oder die ersten beiden zusammen. Dann bucht TheraPlanner nichts, und Du entscheidest.
• Höchstens drei Rechnungen je Zahlung stellt der Abgleich selbst zusammen. Je mehr Rechnungen, desto eher geht eine Summe zufällig auf.

Jede zugeordnete Rechnung wird ganz beglichen. Teilbeträge verteilt TheraPlanner nicht.

Die Prüfliste abarbeiten

Je Zeile stehen Von (die zahlende Person), Betrag, Stand (Offen, Zugeordnet, Nicht relevant), das Buchungsdatum und die Begründung. Im Menü der Zeile:

• Vorschlag übernehmen – der häufigste Fall. Bestätige mit Buchen.
• Rechnungen zuordnen – wenn Du selbst weißt, wohin die Zahlung gehört. Wähle unter Offene Rechnungen eine oder mehrere. Unter dem Feld steht, ob ihre Summe zum gezahlten Betrag passt. Mehr als gezahlt lässt sich nicht buchen. Bestätige mit Buchen.
• Gehört nicht hierher – für Miete, Versicherung, Bankgebühren. Bestätige mit Abhaken. Die Buchung steht dann auf Nicht relevant und wird nicht mehr vorgeschlagen. Zurück in die Prüfliste holt sie wieder.
• Zuordnung lösen – wenn etwas falsch gebucht wurde (siehe unten).

Oben rechts prüft Erneut abgleichen alle offenen Buchungen noch einmal, ohne die Bank zu fragen. Das ist der Handgriff nach dem Schreiben einer Rechnung, wenn die Zahlung schon auf dem Konto lag. Denselben Weg gibt es über der Rechnungsliste mit Automatisch abgleichen.

Eine Zuordnung lösen

Zuordnung lösen nimmt genau das zurück, was diese Buchung bewirkt hat – und zwar als Ganzes: Beglich eine Überweisung drei Rechnungen, sind danach alle drei wieder offen. Andere Zahlungen auf dieselben Rechnungen bleiben stehen, etwa eine bar kassierte Anzahlung. Die Buchung steht danach wieder in der Prüfliste.

Filtern

Die Liste lässt sich nach Stand filtern, auf Nur Zahlungseingänge beschränken und nach Buchungsdatum eingrenzen. Zuschaltbar sind der Verwendungszweck, die zugeordnete Rechnung, Zugeordnet von und das Format der Buchung.

Der Name der zahlenden Person

Den Namen liefert das Format camt.052, das TheraPlanner bei Deiner Bank zuerst anfragt. Kann die Bank es nicht, kommen die Umsätze im älteren Format MT940. Dort fehlt der Name oft oder es steht der Name der eigenen Praxis darin – dann greift nur die Zuordnung über Rechnungsnummer und Betrag. In der Spalte Von steht dann „Kein Name übermittelt“, der Tooltip erklärt den Grund. Liefert die Bank dieselbe Buchung später als camt.052, trägt TheraPlanner den Namen nach.

Was (noch) nicht geht

• Kein Guthabenkonto. Zahlt jemand zu viel, wird höchstens der offene Betrag gebucht; die Differenz klärst Du mit der Patientin.
• Keine verteilten Teilzahlungen auf mehrere Rechnungen.
• Kein Bankenverzeichnis für die FinTS-Adresse – die trägst Du selbst ein.