Leistungen erfassen und nachtragen

Aus jeder Behandlung, die Du berechnen willst, wird zuerst eine offene Position. Erst daraus entsteht die Rechnung. Alles dazu steht unter Abrechnung → Offene Posten. Die Unterzeile der Seite nennt die Summe aller offenen Posten und wie viele wahrgenommene Behandlungen noch nicht erfasst sind.

Die Seite Offene Posten

Die Seite hat zwei Listen untereinander:

• Termine ohne Abrechnung (oben) – Behandlungen, die stattgefunden haben und zu denen noch keine Leistung erfasst ist.
• Offene Posten (darunter) – erfasste Leistungen, aus denen noch keine Rechnung geworden ist.

In der oberen Liste stehen nur Termine, deren Terminart eine Leistung hinterlegt hat. Eine Teambesprechung oder ein Erstgespräch ohne Leistung taucht dort nicht auf – für sie ist nie eine Position vorgesehen.

In der unteren Liste steht je Zeile die Leistung mit Name und Datum, der Betrag und die Art: Leistung, Zuzahlung, Ausfallhonorar oder Heilmittel. Liegt ein Posten länger als 30 Tage, steht darunter „liegt seit … Tagen“. Weitere Spalten (Ziffer, Menge, Einzelpreis) lassen sich zuschalten.

Eine Leistung zum Termin erfassen

Der Normalfall: Die Terminart bringt ihre Leistung mit.

1. Suche in Termine ohne Abrechnung den Termin.
2. Wähle Leistung erfassen.
3. Die Leistung der Terminart ist vorbelegt. Ändere sie, wenn etwas anderes erbracht wurde.
4. Trage bei Bedarf die Menge ein (1 bis 99).
5. Bestätige mit Erfassen.

Der Termin wandert als offene Position in die Liste darunter. Im selben Dialog führt Termine und Behandlungen öffnen in die Akte, falls Du dort etwas nachsehen willst.

Eine Leistung nachtragen

Oben rechts steht Leistung nachtragen. Damit erfasst Du alles, was die obere Liste nicht anbietet:

• die Terminart trägt keine Leistung,
• zu einer Behandlung kommt eine zweite Leistung dazu, etwa Wärmetherapie zur Krankengymnastik,
• es wurde eine andere Leistung erbracht, als die Terminart vorsieht.

1. Wähle Leistung nachtragen.
2. Wähle die Patient:in.
3. Wähle den Termin. Zur Wahl stehen nur Termine, die stattgefunden haben, die jüngsten zuerst. Dahinter steht, ob schon etwas erfasst ist („nicht erfasst“, „1 Position erfasst“).
4. Wähle die Leistung. Zur Wahl steht jede Leistung, die am Behandlungstag gültig war und zu diesem Termin noch nicht erfasst ist.
5. Prüfe die Menge und bestätige mit Erfassen.

Berechnet wird immer der Preis vom Tag der Behandlung, nicht vom Tag des Nachtragens. Dieselbe Leistung zweimal zum selben Termin geht nicht – zwei Einheiten sind eine Position mit der Menge 2.

Denselben Dialog gibt es in der Akte unter Termine und Behandlungen im Menü des jeweiligen Termins.

Gesetzlich Versicherte und Selbstzahlerleistungen

Ist die Person gesetzlich versichert, erscheint zusätzlich der Schalter Selbstzahlerleistung – wird nicht mit der Krankenkasse abgerechnet. Ohne ihn entsteht keine Position.

Eine Behandlung, die schon eine Einheit einer Kassenverordnung verbraucht hat, lässt sich gar nicht als Privatleistung erfassen. Offene Zuzahlungen aus Verordnungen landen ebenfalls hier als Posten der Art Zuzahlung – wie sie entstehen, steht unter Verordnung erfassen.

Suchen und filtern

Beide Listen haben ein Suchfeld. Du findest dort:

• Namen – Vor- und Nachname, auch in beliebiger Reihenfolge,
• Leistungen bzw. Terminarten – ein Teil der Bezeichnung genügt,
• ein Datum – 12.03.2026 für einen Tag, 03.2026 für einen ganzen Monat.

Die untere Liste lässt sich außerdem filtern: nach Art, Nur ohne Zuordnung zu einer Akte und Älter als 30 Tage.

Falsch erfasst?

Solange die Position noch nicht auf einer Rechnung steht, nimmst Du sie im Menü der Zeile mit Verwerfen wieder heraus. Die Behandlung selbst bleibt bestehen und lässt sich neu erfassen. In der Akte heißt derselbe Schritt Position entfernen.

Steht die Position schon auf einer Rechnung, geht es nur noch über eine Stornorechnung – siehe Stornieren und korrigieren.