Ausfallrechnungen

Fehlt jemand ohne Absage oder sagt zu spät ab, kann die Praxis ein Ausfallhonorar berechnen – wenn das mit der Patientin vereinbart ist. Was dabei von selbst geschieht, legst Du unter Verwaltung → Praxis → Abrechnung → Automatik fest. Die Seite sehen Inhaber:in und Praxisleitung. Die offenen Fälle stehen unter Abrechnung → Ausfallrechnungen.

Die drei Stufen

Im Abschnitt Ausfallrechnungen wählst Du unter Was geschieht mit einem Ausfall?:

• Aus – keine Ausfallrechnungen. Es entsteht kein Vorschlag. Ein Ausfallhonorar lässt sich weiterhin von Hand als Leistung erfassen.
• Jeden Fall zur Entscheidung vorlegen. Jeder versäumte Termin und jede zu späte Absage erscheint unter Ausfallrechnungen. Eine Rechnung entsteht erst, wenn jemand sie auslöst.
• Eindeutige Fälle automatisch abrechnen. Wer ohne Absage fehlt oder innerhalb der Toleranz absagt, bekommt am Morgen nach dem Termin eine Rechnung über das Ausfallhonorar. Alle übrigen späten Absagen kommen zur Entscheidung.

Unter So gilt es fasst die Seite die gewählten Regeln in Sätzen zusammen. Speichere mit Speichern.

Die Höhe des Ausfallhonorars

Unter Wie berechnet sich das Ausfallhonorar? stehen zwei Modelle:

• Anteil am Preis des Termins – ein Prozentsatz, etwa 80 %, im Feld Ausfallhonorar in Prozent des Terminpreises. Grundlage ist der Bruttopreis der Terminart im Leistungskatalog am Tag des Termins, bei einer Doppelbehandlung der doppelte. Hat die Terminart keinen Preis, kommt der Fall ohne Betrag zur Entscheidung.
• Fester Betrag je Termin – derselbe Betrag für jeden Ausfall, im Feld Ausfallhonorar (Regelbetrag).

Ein Wert von 0 heißt: kein Ausfallhonorar vereinbart. Dann wird nie automatisch abgerechnet.

Absagefrist und Toleranz

Die Absagefrist ist die Frist, die Du Deinen Patient:innen nennst. Sie steht unter Praxis → Patientenportal im Feld Absagefrist in Stunden (Vorgabe 24) und gilt auch für das Portal. Die Seite Automatik zeigt sie nur an.

Die Toleranz stellst Du im Feld Automatisch abrechnen bei Absage weniger als … Stunden vorher ein (Vorgabe 1). Mit einer Absagefrist von 8 Stunden und einer Toleranz von 1 Stunde gilt:

Wer genau 1 Stunde vorher absagt, kommt zur Entscheidung. Eine Toleranz von 0 heißt: automatisch nur, wenn gar keine Absage kam.

Nie automatisch abgerechnet wird eine Absage mit dem Grund Patient:in erkrankt – sie kommt immer zur Entscheidung. Eine Absage durch die Praxis erzeugt gar keinen Vorschlag.

Offene Fälle entscheiden

Unter Abrechnung → Ausfallrechnungen steht jeder Fall mit Patient:in, Zeitpunkt, Anlass (Nicht erschienen oder Zu spät abgesagt), dem Vorschlag und dem Stand. Die Zahl neben dem Menüpunkt nennt die offenen Fälle. Vorgefiltert ist der Stand Offen.

Rechnung erstellen:

1. Wähle im Menü der Zeile Rechnung erstellen.
2. Prüfe den Betrag. Vorbelegt ist der Vorschlag nach der Regel der Praxis.
3. Prüfe, ob eine Vereinbarung über das Ausfallhonorar vorliegt.
4. Bestätige mit Rechnung erstellen.

Es entsteht eine reguläre Rechnung mit eigener Nummer. Sie wird nicht von selbst versendet – das machst Du unter Rechnung versenden.

Verwerfen: Wähle Verwerfen und bestätige. Für diesen Termin wird kein Ausfallhonorar berechnet, und der Vorschlag kommt nicht wieder – auch nicht, wenn der Status am Termin noch einmal geändert wird.

Liegen gebliebene Fälle

Im Feld Offene Fälle ohne Rechnung erledigen nach … Tagen (Vorgabe 30) legst Du fest, wann die Automatik einen unentschiedenen Fall schließt. Er steht dann auf Ohne Rechnung erledigt. Gezählt werden volle Tage ab dem Tag, an dem der Fall zur Entscheidung kam. 0 schaltet das ab.

Steht ein Termin nicht mehr auf „Nicht erschienen“, wird der Fall Zurückgezogen.

Was die Automatik entschieden hat

Unter dem Stand steht „automatisch am …“ mit der Regel, nach der entschieden wurde, oder „entschieden am …“ bei einer Entscheidung von Hand. Der Filter Entschieden zeigt Nur automatisch oder Nur von Hand. Die automatisch gestellten Rechnungen findest Du unter Abrechnung → Rechnungen mit dem Filter Noch nicht versendet.