Eine Rechnung versenden

Eine Rechnung geht nicht als Anhang hinaus, sondern als Link in das Patientenportal. Dort sieht die Patientin sie an und lädt sie als PDF.

Rechnung an die Patientin senden

1. Öffne Abrechnung → Rechnungen.
2. Wähle im Menü der Zeile An Patient:in senden.

Danach meldet TheraPlanner, über welche Wege die Rechnung zugestellt wurde. Dasselbe passiert von selbst, wenn die Terminart auf Automatik + – Positionen und Rechnung steht – siehe Rechnung erstellen.

Zum Versenden brauchst Du das Recht Rechnungen versenden.

Was hinausgeht

Zwei Wege mit verschiedenen Aufgaben:

• E-Mail – das Anschreiben mit Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Deiner Bankverbindung samt Verwendungszweck, dazu ein Knopf, der die Patientin in ihr Portal anmeldet und ihr genau diese Rechnung zeigt.
• SMS – nur ein Hinweis, dass eine Rechnung bereitliegt, mit Nummer und Betrag. Keine Behandlung, keine Diagnose, kein Link.

Die beiden ersetzen einander nicht.

Warum kein PDF im Anhang: Eine Rechnung nennt Leistungen, und Leistungen sind Gesundheitsdaten. Eine E-Mail liegt auf fremden Servern im Klartext, und ein Vertipper in der Adresse stellt den Beleg endgültig jemand anderem zu. Ein Link gibt in derselben Lage nur ein kurzes Zeitfenster frei, keine Kopie.

Wann nichts elektronisch hinausgeht

Die Rechnung landet bei per Post nötig, wenn

• die Patientin keinen Portalzugang hat – ohne Zugang gibt es keinen Link, und ohne Link keine Mail,
• keine E-Mail-Adresse oder Mobilnummer hinterlegt ist,
• die Einwilligung für den Zweck Rechnungsversand fehlt. Wer der Terminerinnerung per SMS zugestimmt hat, hat damit dem Rechnungsversand nicht zugestimmt – siehe Einwilligungen,
• der Anlass Rechnung liegt bereit abgeschaltet ist (siehe unten).

Ist unter Praxis → Patientenportal die Übersicht Rechnungen ausgeschaltet, geht ebenfalls keine Rechnungsmail hinaus – der Link hätte kein Ziel.

Dann druckst Du die Rechnung aus und schickst sie per Post. Willst Du das für eine Patientin ändern, richte ihr einen Portalzugang ein – siehe Portal einrichten.

Was raus ist und was nicht

Die zuschaltbare Spalte Versand in der Rechnungsliste zeigt den Stand:

Der Filter Noch nicht versendet beantwortet die Frage „Was ist noch nicht raus?“.

Erneut versenden

Ist eine Rechnung schon hinausgegangen, heißt der Knopf Erneut versenden. TheraPlanner fragt vorher nach, denn die Patientin bekommt die Rechnung ein zweites Mal. Das ist der Weg, wenn sie den Link verloren hat oder inzwischen einen Portalzugang besitzt.

Eine stornierte Rechnung lässt sich nicht mehr versenden.

Rechnung an einen Rechnungsempfänger

Geht die Rechnung an eine Firma, Berufsgenossenschaft oder Behörde, heißt der Knopf An Rechnungsempfänger senden. Die Rechnung geht dann als Anhang an die hinterlegte E-Mail für Rechnungen – als XRechnung, wenn der Empfänger sie verlangt, sonst als ZUGFeRD-PDF. Der Text der Mail nennt keine Person. Solche Rechnungen stehen nicht im Portal der Patientin. Siehe Rechnungsempfänger.

Den Text der Mail ändern

Betreff und Text stehen unter Praxis → Nachrichtenvorlagen beim Anlass Rechnung liegt bereit in der Gruppe Abrechnung, mit Vorschau. Ab Werk steht ein fertiger Text darin. Die Zeile mit dem Link wird in der Mail zum Knopf; nimmst Du sie heraus, setzt TheraPlanner den Knopf unter Deinen Text. Anrede und Grußformel kommen wie bei allen Mails aus den Praxis-Einstellungen.