E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung)

TheraPlanner stellt Rechnungen auf Wunsch als E-Rechnung aus – als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung. Die Einstellungen stehen unter Verwaltung → Praxis → Abrechnung → E-Rechnung; die Seite sehen Inhaber:in und Praxisleitung.

Brauchst Du E-Rechnungen?

Für Heilbehandlungen in aller Regel nicht. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, und zwei Ausnahmen treffen fast jede Therapiepraxis:

• Rechnungen an Patient:innen gehen an Privatpersonen. Für sie gilt die Pflicht nicht.
• Steuerfreie Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG) dürfen weiterhin als gewöhnliche Rechnung gehen – auch an eine Firma.

Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt: ab 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr, ab 01.01.2028 für alle. Sie greift nur für steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen, etwa einen Kurs, den eine Firma für ihre Belegschaft bucht. Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Nützlich ist die E-Rechnung trotzdem: Behörden nehmen Rechnungen oft nur als XRechnung mit Leitweg-ID an, und Firmen und Berufsgenossenschaften lesen ein ZUGFeRD-PDF direkt in ihre Buchhaltung ein.

Was TheraPlanner erzeugt

Beide entstehen aus der festgeschriebenen Rechnung. Heilbehandlungen stehen darin als steuerfrei mit Befreiungsgrund, steuerpflichtige Positionen mit ihrem Steuersatz.

Einrichten

1. Trage unter Praxis → Praxisdaten Anschrift, Telefon, E-Mail und Bankverbindung ein, im Abschnitt Steuernummer die Steuernummer und das Institutionskennzeichen (IK). Eine E-Rechnung braucht eine Kennung der Praxis; eine Steuernummer allein genügt dafür nicht. Hast Du eine USt-IdNr., trage sie als Steuernummer ein, sonst Dein IK.
2. Öffne Verwaltung → Praxis → Abrechnung → E-Rechnung. Unter Angaben der Praxis steht getrennt für ZUGFeRD-PDF und XRechnung, ob alle Angaben vorhanden sind, und unter Was fehlt die Liste der Lücken.
3. Lege für Firmen, Berufsgenossenschaften und Behörden Rechnungsempfänger an – mit Leitweg-ID oder Käuferreferenz und dem Schalter Verlangt XRechnung.

Rechnungs-PDF immer als ZUGFeRD

Im Abschnitt Rechnungs-PDF schaltest Du Rechnungs-PDF immer als ZUGFeRD ein und speicherst mit Speichern. Dann ist der Beleg jeder neuen Rechnung ein ZUGFeRD-PDF – auch der, den Patient:innen im Portal laden. Fehlt eine Angabe, geht die Rechnung trotzdem hinaus, als gewöhnliches PDF. Schon ausgestellte Belege bleiben, wie sie sind.

Herunterladen und versenden

In der Ansicht einer ausgestellten Rechnung stehen unter Mehr:

• E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF) – für jede Rechnung außer Kassenabrechnungen,
• XRechnung (XML) – nur bei einer Rechnung an einen Rechnungsempfänger.

Fehlt eine Angabe, liefert TheraPlanner keine Datei, sondern eine Liste dessen, was fehlt – etwa „Es fehlt die IBAN der Praxis (Praxis › Praxisdaten › Bankverbindung)“.

An Rechnungsempfänger senden schickt die Rechnung an die hinterlegte Rechnungsadresse: die XRechnung, wenn der Empfänger sie verlangt, sonst das ZUGFeRD-PDF. Bei Behörden, die nur über ein Portal annehmen, lädst Du die XRechnung herunter und dort hoch.

Eine einmal erzeugte E-Rechnung wird zur Rechnung abgelegt und danach nur noch ausgeliefert, nie neu erzeugt. Ändert sich später Deine Bankverbindung, bekommt der Empfänger trotzdem genau die Datei, die er schon hatte.

Storno

Eine Stornorechnung geht als Gutschrift mit Bezug auf die aufgehobene Rechnung hinaus – an denselben Empfänger, mit derselben Leitweg-ID. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Siehe Stornieren und korrigieren.

Was (noch) nicht geht

• Kein Versand über Peppol und keine Anbindung an die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern. Die Datei lädst Du dort selbst hoch.
• Keine XRechnung in UBL – erzeugt wird die CII-Syntax, die die Plattformen ebenfalls annehmen.
• Kein Empfang und Einlesen eingehender E-Rechnungen.
• Keine E-Rechnung für die Kassenabrechnung nach § 302 SGB V – diese Abrechnung gibt es in TheraPlanner nicht.
• Keine automatische Rechnung an einen Empfänger. Die Automatik nach der Dokumentation stellt immer an die Patientin aus.