Eine Rechnung erstellen

Eine Rechnung entsteht in TheraPlanner nie aus einem leeren Formular, sondern immer aus offenen Leistungen – Positionen, die erbracht, aber noch nicht abgerechnet sind. Den Bereich sehen alle, die Rechnungen sehen dürfen; in der Voreinstellung sind das Inhaber:in, Praxisleitung und Finanzfachkraft. Therapeut:innen und Empfang sehen ihn nicht.

Bevor Du anfängst

Drei Dinge müssen stehen, sonst gibt es nichts abzurechnen:

• Der Leistungskatalog. Was eine Leistung kostet, steht unter Verwaltung → Praxis → Abrechnung → Leistungen. Siehe Leistungskatalog.
• Die Leistungen der Terminart. Jede Terminart, die etwas kostet, braucht im Abschnitt Abrechnung mindestens eine Leistung. Ohne sie entsteht nach der Behandlung keine Position. Siehe Terminarten.
• Die Diagnose in der Akte. Ohne Diagnose wird keine Rechnung erzeugt – auf keinem Weg, auch nicht über die Automatik. Eine Heilmittelrechnung muss die Diagnose ausweisen; ohne sie kommt der Beleg von Kasse oder Beihilfestelle zurück. Die Diagnose steht in der Akte unter Behandlung.

Für den Briefkopf, die Bankverbindung und den Giro-Code siehe Briefbogen und Vorlagen.

Rechnung aus offenen Leistungen

1. Öffne Abrechnung → Rechnungen.
2. Wähle oben rechts Rechnung aus offenen Leistungen.
3. Wähle die Patient:in. Ein paar Buchstaben des Namens genügen.
4. Wähle die Rechnungsart. Vorgabe ist Privatrechnung.
5. Prüfe das Rechnungsdatum. Vorgabe ist heute.
6. Bestätige mit Erzeugen.

Danach meldet TheraPlanner etwa „Rechnung erzeugt – 42 über 85,00 €“. Abgerechnet werden alle offenen Leistungen der gewählten Person. Welche das sind, siehst Du vorher unter Abrechnung → Offene Posten.

Was beim Erzeugen passiert

• Die Rechnung bekommt eine Nummer aus einem lückenlosen Nummernkreis.
• Die Fälligkeit wird gesetzt: Rechnungsdatum plus Zahlungsziel in Tagen (Vorgabe 14, einstellbar unter Praxis → Einstellungen im Abschnitt Rechnung).
• Die Beträge werden festgeschrieben. Ändert sich später ein Preis im Katalog, bleibt die Rechnung, wie sie war – sie ist ein Beleg, kein Bericht.
• Das PDF wird erzeugt und abgelegt.

Der vorgegebene Einleitungstext der Rechnung nennt die Gebührenordnung für Heilpraktiker. Arbeitet Deine Praxis nach einer anderen Grundlage, ändere ihn unter Praxis → Einstellungen im Abschnitt Rechnung, ebenso den Schlusstext der Rechnung.

Die Rechnung ist danach noch nicht verschickt. Wie sie zur Patientin kommt, steht unter Rechnung versenden.

Rechnung an einen Rechnungsempfänger

Zahlt nicht die Patientin selbst, sondern eine Firma, eine Berufsgenossenschaft oder eine Behörde, wählst Du im selben Dialog unter Rechnung geht an den Empfänger. Ohne Auswahl geht die Rechnung an Die Patientin oder den Patienten. Das Feld erscheint erst, wenn mindestens ein aktiver Empfänger angelegt ist – siehe Rechnungsempfänger.

Automatisch nach der Dokumentation

Wie weit die Abrechnung von selbst läuft, stellst Du je Terminart ein, im Abschnitt Abrechnung im Feld Automatik:

Auslöser ist die Dokumentation der Behandlung, nicht der Terminstatus. Den Status setzt der Empfang oft im Vorbeigehen; die Dokumentation schreibt, wer behandelt hat.

Drei Dinge tut die Automatik nie:

1. Sie berechnet keine Behandlung, die eine Einheit einer Kassenverordnung verbraucht hat.
2. Sie erklärt keine Selbstzahlerleistung. Bei gesetzlich Versicherten ohne Verordnungsbezug entsteht deshalb nichts – das erfasst ein Mensch von Hand.
3. Sie legt nichts doppelt an, auch wenn die Dokumentation später ergänzt wird.

Was übersprungen wurde, bleibt sichtbar: Die Behandlung steht weiter unter Termine ohne Abrechnung – siehe Leistungen erfassen. Eine Rechnung an einen Rechnungsempfänger stellt die Automatik nie aus; die erzeugst Du von Hand.

Wenn es nicht geht

Was (noch) nicht geht

• Keine Abrechnung nach § 302 SGB V. Die Rechnungsart Kassenabrechnung (§ 302 SGB V) steht zwar zur Wahl, aber eine so angelegte Rechnung wird nicht an eine Kasse oder ein Abrechnungszentrum übermittelt, nicht gemahnt und nicht als E-Rechnung ausgegeben. Sie bleibt offen. Siehe Grenzen.
• Kein freies Rechnungsformular. Jede Position stammt aus dem Leistungskatalog, aus einer Zuzahlung oder aus einem Ausfallhonorar.
• Keine Sammelrechnung über mehrere Personen. Eine Rechnung gehört zu einer Akte.