DATEV-Export für die Steuerkanzlei

Unter Abrechnung → DATEV-Export lädst Du die Rechnungen eines Zeitraums als Buchungsstapel im DATEV-Format herunter. Deine Kanzlei liest ihn in DATEV Rechnungswesen ein, ohne etwas abzutippen.

Den Export gibt es in den Tarifen Basic, Pro und Verbund. Sehen darf ihn, wer Rechnungsdaten exportieren darf – in der Voreinstellung Inhaber:in, Praxisleitung und Finanzfachkraft.

Was im Buchungsstapel steht

• Rechnungen als Forderung an den Debitor, gegen das Erlöskonto.
• Stornos und Gutschriften als Gegenbuchung. Die stornierte Rechnung und ihr Storno stehen beide darin und heben sich auf.
• Kassenabrechnungen; sie laufen immer über das gemeinsame Debitorenkonto.
• Mahngebühren aus Mahnungen im Zeitraum, auf das Konto für Mahngebühren und unter der Nummer der gemahnten Rechnung. Mahngebühren sind nicht umsatzsteuerbar.

Entwürfe fehlen – sie haben keine Nummer und sind nie hinausgegangen. Zahlungseingänge stehen nicht im Stapel.

Einmal einrichten

Die Angaben stehen auf derselben Seite unter Angaben für DATEV. Die ersten beiden bekommst Du von Deiner Kanzlei; ohne sie geht es nicht:

• Beraternummer (DATEV) – vier bis sieben Ziffern, steht auf jedem Schreiben der Kanzlei.
• Mandantennummer (DATEV) – eine bis fünf Ziffern.

Die übrigen sind vorbelegt. Ändere sie nur, wenn die Kanzlei es sagt:

Speichere mit Angaben speichern. Ändern darf die Angaben nur, wer Bankverbindung und Steuerdaten pflegen darf; alle anderen sehen sie ausgegraut.

Bei Je Patient:in ein eigenes Konto bekommt jede Patientin ab dem nächsten Export ein eigenes Personenkonto, das ihr auch über Jahre erhalten bleibt. Steuerpflichtige Positionen gehen automatisch auf die passenden Erlöskonten für 7 % und 19 %.

Exportieren

1. Wähle unter Zeitraum die Daten Von und Bis. Vorbelegt ist der Vormonat. Maßgeblich ist das Rechnungsdatum.
2. Schalte bei Bedarf Rechnungen als PDF beilegen ein.
3. Wähle Buchungsstapel herunterladen bzw. ZIP herunterladen.
4. Schicke die Datei an Deine Kanzlei.

Mit Rechnungen als PDF beilegen bekommst Du ein ZIP mit dem Buchungsstapel und je Rechnung einem PDF, so wie die Patientin sie bekommen hat.

Nach dem Herunterladen nennt die Meldung, wie viele Rechnungen und Buchungen im Stapel sind und wie hoch die Summen im Soll und Haben sind. Damit gleichst Du mit der Kanzlei ab.

Über den Jahreswechsel

Ein Export reicht höchstens bis zum Ende eines Wirtschaftsjahres. DATEV liest das Belegdatum ohne Jahr. Für Dezember und Januar brauchst Du deshalb zwei Exporte.

Was (noch) nicht geht

• Keine Zahlungen im Stapel. Wann und wie eine Rechnung bezahlt wurde, übernimmt die Kanzlei aus dem Kontoauszug.
• Keine direkte Übertragung an DATEV. Die Datei schickst Du selbst an die Kanzlei.
• Kein Export im Tarif Lite.