Mahnungen

Bleibt eine Rechnung offen, mahnt TheraPlanner in drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung. Keine Stufe wird übersprungen. Gemahnt werden nur Privatrechnungen an Patient:innen – keine Rechnungen an einen Rechnungsempfänger und keine Kassenabrechnungen. Zum Mahnen brauchst Du das Recht Mahnungen auslösen.

Wann eine Stufe fällig ist

Eine Stufe ist fällig, wenn ihr Tag ab Rechnungsdatum erreicht ist und die Zahlungsfrist des vorigen Schreibens abgelaufen ist. So bekommt eine lange offene Rechnung nicht an drei Tagen hintereinander Post.

Fristen, Gebühren und Texte der beiden Mahnstufen stellst Du unter Praxis → Einstellungen ein, in den Abschnitten Erste Mahnstufe: Zahlungserinnerung und Zweite Mahnstufe: Letzte Aufforderung (Frist bis zur 1. Mahnung, Mahngebühr Stufe 1, Frist bis zur 2. Mahnung, Mahngebühr Stufe 2 und die Einleitungs- und Schlusstexte).

Wer den Mahnlauf auslöst

Unter Verwaltung → Praxis → Abrechnung → Automatik legst Du im Abschnitt Mahnungen fest, was mit fälligen Mahnungen geschieht:

• Aus – nur von Hand. Die Rechnungsliste weist nicht auf fällige Mahnungen hin. An einer Rechnung mit fälliger Stufe lässt sich trotzdem mahnen.
• Fällige Mahnungen vorschlagen. Die Vorgabe. Unter dem Status einer Rechnung steht zum Beispiel „Zahlungserinnerung fällig“, der Filter Mahnung fällig zeigt alle, und der Knopf Mahnlauf erzeugt sie nach einer Vorschau auf einmal.
• Fällige Mahnungen automatisch erzeugen. Jeden Tag um 11 Uhr – nach dem Kontoabruf am Vormittag – entstehen die fälligen Mahnungen von selbst und gehen per E-Mail hinaus.

Die Seite Automatik sehen Inhaber:in und Praxisleitung.

Eine Mahnung erzeugen

Einzeln an einer Rechnung:

1. Öffne Abrechnung → Rechnungen.
2. Wähle im Menü der Zeile die fällige Stufe, etwa „Zahlungserinnerung erzeugen“ oder „1. Mahnung erzeugen“.
3. Der Dialog nennt den offenen Betrag und die Gebühr dieser Stufe.
4. Lass den Haken Per E-Mail an die Patientin senden gesetzt oder nimm ihn heraus, wenn dieses Schreiben per Post gehen soll.
5. Bestätige mit Erzeugen.

Alle fälligen auf einmal: Wähle über der Rechnungsliste Mahnlauf. Die Zahl in Klammern sagt, wie viele fällig sind. Der Dialog zeigt die Vorschau; mit Mahnungen erzeugen entstehen alle. Auch hier lässt sich der E-Mail-Haken abwählen.

Jede Mahnung entsteht mit Beleg an der jeweiligen Rechnung, und die Rechnung steht danach auf Gemahnt.

Die Mahnung per E-Mail

Ab Werk geht jede ausgestellte Mahnung auch per E-Mail an die Adresse aus der Akte. Die Mail nennt die Stufe, Rechnungsnummer und -datum, die Gesamtforderung samt Mahngebühren, die neue Frist, Deine Bankverbindung und einen Knopf zur Rechnung im Patientenportal. Das Mahnschreiben hängt nicht an – es nennt die Leistungen, und die gehören nicht in eine Mail.

Abschalten und den Text ändern kannst Du unter Praxis → Nachrichtenvorlagen beim Anlass Mahnung. Wie es gerade eingestellt ist, steht auf der Seite Automatik unter Mahnungen per E-Mail.

Wenn keine Mail hinausgeht

Den Stand jedes Schreibens siehst Du an der Rechnung unter Mahnwesen bei den Mahnschreiben:

Nach dem automatischen Lauf sitzt niemand vor einer Meldung. Deshalb steht in der Rechnungsliste unter dem Status Mahnung per Post schicken, und der Filter Mahnung per Post zeigt alle diese Rechnungen.

Nachsenden: Im Menü der Rechnung steht dann zum Beispiel „Zahlungserinnerung per E-Mail senden“ bzw. nach einem Versand „… erneut per E-Mail senden“. Das schickt das jüngste Mahnschreiben und braucht das Recht Rechnungen versenden.

Für die Post: Mahnung ansehen zeigt das Schreiben in der Vorschau, und in der Ansicht der Rechnung lädt Mahnschreiben herunterladen es herunter.

Was im Mahnschreiben steht

Alle drei Stufen sprechen die Patientin mit der Anrede an, die Du für alle Mails gewählt hast. Darunter stehen die Positionen der Rechnung, damit niemand die Rechnung heraussuchen muss, und die Aufstellung bis zur Forderung: Rechnungsbetrag, frühere Mahngebühren, bereits gezahlt, offen, die Gebühr dieser Stufe und die Gesamtforderung. Auf die Gesamtforderung lautet auch der Giro-Code.