Eine Zahlung verbuchen

Eine Rechnung wird bezahlt, indem Du die Zahlung an ihr erfasst – von Hand oder über den Bankabgleich, der Überweisungen selbst zuordnet. Dafür brauchst Du das Recht Zahlungseingänge erfassen; in der Voreinstellung haben es Inhaber:in, Praxisleitung und Finanzfachkraft.

Zahlung von Hand erfassen

1. Öffne Abrechnung → Rechnungen.
2. Wähle im Menü der Zeile Zahlung erfassen.
3. Prüfe den Betrag in Euro. Vorbelegt ist der offene Betrag.
4. Wähle die Zahlungsart: Überweisung, Bar, Karte oder Lastschrift.
5. Setze das Zahlungsdatum auf den Tag, an dem das Geld da war – nicht auf den Tag, an dem Du es einträgst.
6. Trage bei Bedarf unter Beleg die Nummer des Terminalbelegs oder der Quittung ein.
7. Bestätige mit Erfassen.

Danach steht in der Meldung die Zahlungsart und entweder „die Rechnung ist vollständig bezahlt“ oder „offen bleiben …“.

Den Betrag kannst Du als 12,50 oder 12.50 schreiben. Uneindeutiges wie 1.234 wird abgelehnt – erwartet werden höchstens zwei Nachkommastellen.

Teilzahlungen

Ist der Betrag kleiner als der offene Betrag, bleibt die Rechnung offen. Sie wird erst Bezahlt, wenn alles beglichen ist. Sonst sähe eine Rechnung, auf die einmal fünf Euro geflossen sind, aus wie beglichen.

Teilzahlungen sind der Regelfall, sobald Mahngebühren im Spiel sind: Die Patientin überweist den Rechnungsbetrag und lässt die Gebühr weg. Was offen bleibt, steht in der Rechnungsliste unter dem Betrag.

Der Knopf Zahlung erfassen verschwindet, sobald nichts mehr offen ist.

Automatisch abgleichen

Über der Rechnungsliste steht Automatisch abgleichen. Ein Klick prüft alle offenen Zahlungseingänge vom Konto gegen Deine offenen Rechnungen und bringt Dich danach in die Prüfliste unter Abrechnung → Zahlungseingänge. Die Meldung sagt, wie viele Buchungen geprüft, wie viele verbucht und wie viele mit einem Vorschlag bereitliegen.

Das ist der Handgriff nach dem Schreiben einer Rechnung: Lag die Zahlung schon auf dem Konto, bevor es die Rechnung gab, stand sie bis dahin ohne Vorschlag da. Jetzt wird sie zugeordnet.

Ist der Bankabgleich noch nicht eingerichtet, erklärt der Knopf, was fehlt, und führt mit Zu den Praxiseinstellungen zur Einrichtung. Einrichten kann ihn nur, wer den Onlinebanking-Zugang verwalten darf – in der Voreinstellung die Inhaber:in. Siehe Bankabgleich.

Wo die Zahlung danach steht

• In der Rechnungsliste unter dem Betrag (offen oder leer) und in der zuschaltbaren Spalte Bezahlt am.
• In der Ansicht der Rechnung unter Beträge (Bezahlt, Offener Betrag) und unter Mahnwesen (Bezahlt am).

Eine vollständig bezahlte Rechnung wird nicht mehr gemahnt.

Was (noch) nicht geht

• Eine von Hand erfasste Zahlung lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn Du Dich vertan hast, wende Dich an den Support. Eine über den Bankabgleich zugeordnete Zahlung nimmst Du dagegen in der Prüfliste mit Zuordnung lösen zurück – siehe Zahlungseingänge prüfen.
• Bar kassiert steht zugleich im Kassenbuch – mit Bestand, Tagesabschluss und Export, siehe Kassenbuch. Ohne das Tarifmerkmal Kassenbuch steht die Zahlungsart nur an der Rechnung.
• Kein Guthaben. Eine Zahlung über den offenen Betrag hinaus wird nicht als Guthaben für die nächste Rechnung geführt.
• Keine Kartenzahlung über TheraPlanner. Die Zahlungsart Karte hält nur fest, wie bezahlt wurde.