WhatsApp einrichten
Die WhatsApp-Nummer der Praxis mit TheraPlanner verbinden, die Risiken kennen, die Verbindung prüfen und wieder trennen.
Zuletzt geprüft am 24. Oktober 2026
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TheraPlanner kann Nachrichten per WhatsApp verschicken und empfangen. Das ist bequem für Patient:innen – und der einzige Kanal, bei dem Daten an Meta gehen. Ob sich das für Deine Praxis lohnt, entscheidest Du. SMS und E-Mail decken alles ab, was eine Praxis für Erinnerungen und Rückfragen braucht.
Die Seite steht unter Verwaltung → Praxis → WhatsApp. Einrichten darf, wer das Recht Kanäle freischalten (auch WhatsApp) hat – in der Voreinstellung Inhaber:in und Praxisleitung.
Was Du Dir damit ins Haus holst
Jeder Weg zum Verbinden öffnet zuerst einen Hinweis, den Du mit einem Haken bestätigst. Er ist kein Kleingedrucktes:
- Meta erfährt, wer mit Deiner Praxis schreibt. Der Inhalt ist zwar Ende-zu-Ende verschlüsselt, aber wer wann wie oft mit einer Therapiepraxis schreibt, fällt bei Meta an. Das legt eine Behandlung nahe – und ist damit schon ein Gesundheitsdatum.
- Daten können in die USA gelangen. Grundlage ist ein Angemessenheitsbeschluss, dessen Bestand nicht gesichert ist.
- Jede Patientin braucht eine eigene Einwilligung in WhatsApp. Eine Einwilligung in SMS oder „elektronische Kommunikation“ genügt nicht.
- Dazu gehören ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und ein Vermerk in Deiner Datenschutzerklärung.
Festgehalten wird, wer freigeschaltet hat, wann und welche Fassung des Hinweises galt. Das steht danach auf der Seite („Freigeschaltet am … durch …“).
Die Wege zum Verbinden
Solange keine Nummer verbunden ist, steht auf der Karte Keine Nummer verbunden, und im Seitenkopf stehen die Wege, die Deine Installation anbietet. Nicht überall stehen alle drei zur Wahl.
| Knopf | Weg |
|---|---|
| WhatsApp verbinden | Anmeldung bei Meta. Du wählst Dein Business-Konto und scannst in der WhatsApp-Business-App einen QR-Code. Die App auf dem Telefon läuft weiter; Kontakte und alte Chats kommen nicht mit. |
| Von Hand eintragen (ohne Anmeldung bei Meta: Zugangsdaten eintragen) | Drei Werte aus dem Meta Business Manager, meist mit Hilfe des Supports. |
| Über WhatsApp Web koppeln | Inoffiziell über eine eigene Brücke von TheraPlanner. Meta kann die Nummer sperren. |
Mit Zugangsdaten von Hand
- Von Hand eintragen (bzw. Zugangsdaten eintragen) wählen.
- Rufnummern-Kennung (Phone Number ID), Konto-Kennung (WhatsApp Business Account ID) und Zugangstoken eintragen. Sie stammen aus dem Meta Business Manager, das Token von einem System-User.
- Den Hinweis lesen und den Haken setzen.
- Verbinden.
Das Token wird verschlüsselt gespeichert und danach nicht mehr angezeigt. Später ersetzt Du es über Zugangsdaten ersetzen.
Über WhatsApp Web koppeln
- Über WhatsApp Web koppeln wählen.
- Beide Hinweise lesen – den zu WhatsApp Web und den allgemeinen – und beide Haken setzen. Koppeln.
- Auf der Seite erscheint ein QR-Code. Auf dem Praxistelefon WhatsApp öffnen, Einstellungen › Verknüpfte Geräte › Gerät hinzufügen und den Code scannen. Er erneuert sich von selbst.
Bis das Telefon gekoppelt ist, steht dort „Wartet auf die Kopplung mit dem Telefon“. Abbrechen geht mit Kopplung abbrechen.
Läuft es? Verbindung testen
Verbunden heißt noch nicht, dass es funktioniert: Ein Token läuft ab, eine Rufnummer wird bei Meta nie fertig bestätigt. Deshalb steht auf der Karte Verbindung testen. Der Knopf fragt bei WhatsApp nach, ohne eine Testnachricht zu verschicken. Das Ergebnis steht danach in der Zustandszeile:
| Zustand | Was zu tun ist |
|---|---|
| Verbunden | nichts. Die Karte zeigt die Nummer, die bei Meta hinterlegt ist – prüf, ob es Deine ist. |
| Zugangsdaten abgelehnt | meist ist das Token abgelaufen. Neu holen und über Zugangsdaten ersetzen eintragen. |
| Rufnummer noch nicht freigeschaltet | die Einrichtung im Meta-Konto abschließen; meist fehlt die Bestätigung per Anruf oder SMS. |
| Verbindung getrennt | etwa über die App auf dem Telefon getrennt. Neu verbinden. |
| WhatsApp nicht erreichbar | warten – eine Störung bei Meta, die von selbst vorbeigeht. |
| Testbetrieb | diese Installation schickt grundsätzlich nichts an WhatsApp, etwa ein Übungssystem. |
Stimmt etwas nicht, steht darunter, was zu tun ist und wann die Verbindung zuletzt in Ordnung war. So siehst Du, ob es seit gestern so ist oder seit Wochen.
Du musst nicht daran denken
TheraPlanner prüft die Verbindung jede Nacht selbst. Trägt sie nicht mehr, steht am Morgen eine Meldung in der Glocke – bei allen, die Kanäle freischalten dürfen, also bei denen, die es beheben können.
- Bleibt der Zustand bestehen, meldet sich TheraPlanner frühestens nach einer Woche wieder.
- Gemeldet wird nur, was Du abstellen kannst. Eine kurze Störung bei Meta ist keine Meldung wert.
- Läuft es wieder, verschwindet der Befund auf der Seite von selbst.
Verbindung trennen
Verbindung trennen löscht den Zugang. WhatsApp steht danach weder beim Schreiben noch als Rückfall zur Verfügung. Der Nachweis der bisherigen Freischaltung bleibt erhalten – er belegt, unter welchen Bedingungen früher übermittelt wurde.
War die Nummer über WhatsApp verbinden mit der Business-App verbunden, löst Du die Verbindung zusätzlich in der App: Einstellungen › Unternehmensplattform, dort die Verbindung zu TheraPlanner trennen.
Wie WhatsApp im Alltag läuft – automatische Nachrichten, die 24-Stunden-Regel, Einwilligungen –, steht unter WhatsApp im Alltag.
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