Online-Terminanfrage auf der Website

Über die Online-Terminanfrage fragen auch Menschen ohne Patientenkonto einen Termin an – über einen Link oder eingebettet in Deine Website. Gebucht wird nichts, bevor Deine Praxis zusagt.

Eingerichtet wird sie unter Verwaltung → Praxis → Website-Formulare → Online-Terminanfrage. Dafür braucht es das Recht Praxis-Einstellungen ändern.

Einschalten

1. Online-Terminanfrage einschalten setzen.
2. Unter Was Besucher:innen wählen eine Art wählen:
   • Wunschzeiten – sie nennen Tage und Tageszeit, Du schlägst einen Termin vor.
   • Feste Zeiten – sie sehen freie Zeiten aus Deinem Kalender und fragen eine davon an, Du bestätigst.
3. Unter Terminarten, die angefragt werden können ankreuzen, was angeboten wird. Zur Wahl stehen nur Terminarten mit Von Patient:innen buchbar (siehe Terminarten). Angeboten werden nur die Personen, die die Terminart durchführen dürfen.
4. Speichern.

Wie weit im Voraus angefragt werden kann, folgt der Einstellung des Patientenportals (Terminanfragen im Voraus (Tage), voreingestellt 14).

Auf die Website bringen

Im Abschnitt Auf Deiner Website:

• Link zur Terminanfrage – funktioniert überall, etwa als Knopf auf der Website oder in einer E-Mail-Signatur.
• Code für Deine Website – bettet die Anfrage ein. Sie passt ihre Höhe selbst an und folgt dem hellen oder dunklen Hintergrund.
• Ohne Skript – nur der Rahmen – für Baukästen, die keine Skripte erlauben. Die Höhe ist dann fest.

Eingebettet wird nur auf den Seiten, die unter Websites, auf denen die Anfrage eingebettet wird stehen – eine Adresse je Zeile, etwa https://praxis-beispiel.de. Für den Link brauchst Du dort nichts einzutragen.

Seite öffnen oben rechts zeigt die öffentliche Seite. Die Vorschau zeigt sie auf heller und dunkler Website.

Texte

Unter Texte stehen Einleitung, Hinweis vor dem Absenden, Text nach dem Bestätigen und Text der Bestätigungsmail. Leere Felder zeigen einen Vorgabetext. Anrede, gewählter Termin und Bestätigungsknopf setzt TheraPlanner selbst.

Was mit einer Anfrage passiert

1. Die Besucherin füllt das Formular aus und bekommt eine Mail mit einem Bestätigungslink. Er gilt 24 Stunden.
2. Erst nach dem Klick darauf geht die Anfrage an die Praxis.
3. Sie erscheint unter Praxisalltag → Terminanfragen oben im Kasten Von der Website – noch ohne Akte.

Eine Anfrage zuordnen

1. In der Zeile Zuordnen drücken.
2. Unter Akte die passende Akte wählen – vorgeschlagen werden Akten mit gleichem Nachnamen und Geburtsdatum – oder Neue Akte anlegen. Die neue Akte übernimmt Name, Geburtsdatum, E-Mail und Telefon aus der Anfrage.
3. Bei einer neuen Akte auf Wunsch Zugang zum Patientenportal anlegen. Die Patientin bekommt dann eine Begrüßung.

Danach steht die Anfrage in der Liste darunter wie jede Anfrage aus dem Portal und wird dort vergeben, siehe Terminanfragen aus dem Portal. Zusammengeführt wird beim Zuordnen nichts von selbst.

Passt die Anfrage nicht, Ablehnen mit einer Begründung. Sie geht als E-Mail an die anfragende Person.

Abgrenzung zum Patientenportal

Das Patientenportal ist für bekannte Patient:innen mit Konto. Die Online-Terminanfrage ist für Menschen, die noch keine Akte haben oder sich nicht anmelden. Beides lässt sich gleichzeitig nutzen. Weitere Formulare für die Website – etwa die Anmeldung neuer Patient:innen – stehen unter Website-Formulare.