Terminanfragen aus dem Portal

Im Patientenportal sehen Patient:innen freie Zeiten und schicken einen Terminwunsch. Entschieden wird in der Praxis – am besten im Kalender, weil man nur dort sieht, wo etwas hinpasst.

Die Anfragen sieht, wer das Recht Portalvorgänge sehen hat. Vergeben, vorschlagen und ablehnen darf, wer Terminanfragen entscheiden darf – voreingestellt Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:innen und Empfang.

Wo Anfragen ankommen

• Praxisalltag → Terminanfragen – die Liste, mit der Zahl der offenen Anfragen am Menüpunkt. Sie zeigt zunächst die Stände Wird geprüft und Termine vorgeschlagen; über den Filter Stand auch Bestätigt, Abgelehnt und Zurückgezogen.
• Im Kalender steht über dem Raster eine zugeklappte Zeile offene Terminanfragen „aus dem Patientenportal“. Aufgeklappt nennt sie je Anfrage Name, Behandlung und Wunsch, mit Termin vergeben und Vorschläge senden. Im Raster selbst steht jeder Wunsch gestrichelt an seiner Stelle; die Zellen darunter bleiben buchbar.
• Im Posteingang hat jede Anfrage einen Vorgang bei der richtigen Akte. Dort steht jeder Schritt – eingegangen, Vorschläge gesendet, angenommen, abgelehnt, zurückgenommen.

Anfragen von Deiner Website erscheinen erst in der Liste, wenn sie einer Akte zugeordnet sind, siehe Online-Terminanfrage.

Im Kalender vergeben

1. In der Liste Im Kalender vergeben drücken – oder Termin vergeben in der Zeile über dem Raster.
2. Der Kalender öffnet sich am Wunschtag im Kalender der gewünschten Person. Über dem Raster steht Terminanfrage von mit Name, Behandlung, Dauer, Wunschzeit und der Nachricht der Patientin.
3. Auf einen freien Platz klicken. Die Rückfrage Termin vergeben? zeigt Patient:in, Zeit, Terminart, Behandler:in und Raum.
4. Termin anlegen drücken. Die Anfrage ist erledigt, die Meldung sagt Termin vergeben, Anfrage erledigt.

Abbrechen in der Rückfrage lässt alles, wie es war. Wolltest Du nur nachsehen, beendest Du die Leiste mit Nur ansehen.

Ist der Platz belegt, sagt das die Meldung gleich beim Klick, und die Anfrage bleibt offen. Wurde die Anfrage inzwischen von jemand anderem entschieden, sagt der Kalender Diese Terminanfrage ist schon entschieden.

Zur Wunschzeit zusagen

Passt die Wunschzeit, geht es ohne Kalender: im Menü der Zeile Termin vergeben. Der Beginn ist mit dem Wunsch vorbelegt und lässt sich ändern. Hat die Patientin niemanden verlangt, wählst Du die Behandler:in. Der Termin entsteht mit denselben Prüfungen wie jede Buchung.

„Egal, wer Zeit hat“

Im Portal ist die Wahl einer Person freiwillig. Ohne Angabe sucht das Portal freie Zeiten in der ganzen Praxis. Zur Wahl stehen nur Personen, die behandeln – Inhaber:in, Praxisleitung und Therapeut:innen.

In der Liste steht bei solchen Anfragen Egal, wer Zeit hat. Wer übernimmt, entscheidest Du: Im Kalender hilft Alle Behandler:innen anzeigen, und die Spalte, in die Du klickst, ist die Antwort. Hat die Patientin jemanden gewünscht, öffnet Kalender von … anzeigen deren Kalender.

Ablehnen oder auf die Warteliste

• Ablehnen im Menü der Zeile verlangt eine Begründung. Sie geht sofort als Nachricht an die Patientin und steht in ihrem Patientenbereich. Schreib, ob und wie sie es noch einmal versuchen soll.
• Auf die Warteliste setzt sie mit Terminart, Wunschperson und Notiz aus der Anfrage auf die Warteliste.

Andere Zeiten vorschlagen

Ist der Wunsch nicht frei, wählst Du Vorschläge senden. Wie das geht, steht unter Terminvorschläge.

Was die Patientin erfährt

Vergibst Du den Termin, bekommt die Patientin eine halbe Stunde später eine Zusage mit allen Terminen, die Du ihr in der Zeit noch dazugelegt hast. Diese Zusage ersetzt die gewöhnliche Terminbestätigung.

Solange nicht entschieden ist, kann die Patientin ihre Anfrage im Portal zurücknehmen. Sie steht dann auf Zurückgezogen, und reservierte Vorschläge werden sofort frei.

Ob Patient:innen nur anfragen oder bei bestimmten Terminarten auch direkt buchen dürfen und wie weit im Voraus, stellt die Praxisleitung unter Patientenportal einrichten ein. Direkt gebuchte Termine stehen als Unbestätigt im Kalender.