Aus der Akte schreiben

Der Posteingang ist für das, was hereinkommt. Was Du von Dir aus beginnst, schreibst Du aus der Akte der Person. Dort steht auch der ganze Verlauf: alle Anrufe, SMS, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten mit dieser Person, neueste zuerst.

Der Bereich Kommunikation in der Akte

In der Akte steht in der Leiste Kommunikation. Die Liste zeigt je Kontakt Zeitpunkt, Kanal und Richtung, die Herkunft (automatisch oder von Hand), die Zustellung, den Vorgang und den Anfang des Inhalts.

Filtern lässt sich nach Kanal, Richtung und Systemnachrichten. Voreingestellt ist Ohne Systemnachrichten – automatische Erinnerungen und Bestätigungen stehen dann nicht dazwischen. Alles zusammen zeigt beides.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den zugehörigen Vorgang im Posteingang, sofern Du ihn sehen darfst. Warum es beides gibt: Am Telefon interessiert „was war zuletzt mit dieser Patientin“, nicht „welcher Vorgang war zuletzt offen“.

Unter Kommunikation hängen zwei Unterpunkte: Zustellung – das Nachrichtenprotokoll dieser Person – und Einwilligungen. Zur Zustellung führt auch Im Nachrichtenprotokoll im Seitenkopf.

Eine Nachricht schreiben

1. In der Akte unter Kommunikation auf Nachricht schreiben.
2. Den Weg wählen: E-Mail, SMS oder WhatsApp. Unter jedem Weg steht die Adresse oder Mobilnummer aus der Akte, an die es geht.
3. Frei schreiben oder unter Textvorlage einen Text einsetzen.
4. Bei E-Mail den Betreff eintragen.
5. Senden.

Danach steht die Nachricht sofort im Verlauf der Akte und als Vorgang im Posteingang, mit Weg, Zeitpunkt und Zustellstand. Antwortet die Person, findet die Antwort denselben Vorgang wieder.

Wenn ein Weg gesperrt ist

Ein Weg, der sich nicht wählen lässt, nennt darunter seinen Grund:

Anders als bei einer Antwort braucht eine Nachricht, die Du beginnst, immer die Einwilligung der Person in genau diesen Weg.

Textvorlagen

Unter Textvorlage stehen die Texte Deiner Praxis für Terminbestätigung, Terminerinnerung, Terminverlegung, Terminabsage und die Übersicht der kommenden Termine – dieselben, die TheraPlanner bei den automatischen Nachrichten nimmt (siehe Nachrichtenvorlagen). Termin, Uhrzeit und Name sind mit dem nächsten Termin dieser Person schon eingesetzt.

Was hier eingesetzt wird, lässt sich anschließend frei ändern. Der Textbaustein selbst bleibt, wie er ist. Steht in eckigen Klammern etwas wie „[Grund der Absage, sofern angegeben]“, ließ sich die Angabe nicht aus der Akte füllen – ersetze sie vor dem Senden.

Die Vorlagen stehen auch dann zur Wahl, wenn der Anlass abgeschaltet ist. Der Schalter entscheidet nur, ob TheraPlanner von selbst schreibt.

Das Schreibfeld je Weg

Eine SMS fasst 160 Zeichen. Längere Texte gehen geteilt hinaus, und jeder Teil wird einzeln berechnet. Emoji und typografische Sonderzeichen verkürzen eine SMS auf 70 Zeichen (siehe SMS).

Schreiben dürfen alle mit dem Recht Nachrichten an Patient:innen senden; in der Voreinstellung alle Rollen außer der Finanzfachkraft.