Einen Vorgang bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile im Posteingang öffnet den Vorgang. Dasselbe geht über das Dreipunkt-Menü der Zeile mit Öffnen. Beim Öffnen passieren zwei Dinge von selbst: Die Markierung „ungelesen“ fällt, und Dein Lesezugriff wird protokolliert. Bei Nachrichten, die Gesundheitsdaten enthalten können, ist das der Nachweis, wer sie gelesen hat.

Was oben steht

In der Karte Vorgang stehen Betreff, Status, Priorität, wer zuständig ist, die Akte, die Sichtbarkeit, die letzte Aktivität und eine gesetzte Erinnerung. Der Name der Patientin führt mit einem Klick in ihre Akte.

Im Seitenkopf stehen die Handgriffe, die Du am häufigsten brauchst: Erledigen und – solange keine Akte zugeordnet ist – Patient:in zuordnen. Alles Weitere liegt unter Mehr:

• Erneut erinnern und Erinnerung aufheben (siehe Erneut erinnern)
• Zuweisen
• Andere Akte zuordnen … und Zuordnung lösen
• Notiz hinzufügen und Notiz bearbeiten (siehe Notizen und Erwähnungen)
• Zusammenfassen mit … (siehe Vorgänge zusammenfassen)
• Auf die Warteliste – trägt die Person der Akte direkt auf die Warteliste ein

Die Zeitleiste

Darunter steht die Zeitleiste, gelesen wie ein Nachrichtenverlauf: Was hereinkam, steht links, was Deine Praxis geschickt hat, rechts. Über jeder Nachricht stehen Kanal, Absender und Zeitpunkt, gruppiert nach Tagen (Heute, Gestern, dann das Datum). Was TheraPlanner von selbst verschickt hat, trägt Automatisch verschickt.

An ausgehenden Nachrichten steht, wie weit sie gekommen sind: Wird gesendet, Gesendet, Zugestellt, Gelesen oder Nicht zugestellt. An einem Anruf steht, ob er angenommen oder verpasst wurde und worum es ging. Hat jemand auf den Anrufbeantworter gesprochen, steht die Abschrift unter Auf der Mailbox gesagt, mit dem Hinweis, wie gut die Ansage verstanden wurde. Angaben, die es nicht gibt, fehlen einfach.

Unter der Zeitleiste liegt das Antwortfeld (siehe Auf einen Vorgang antworten), darunter die Notizen – sie bleiben im Haus und gehören nicht zum Verlauf mit der Patientin.

Anhänge in die Akte übernehmen

Bilder, Dokumente und Sprachnachrichten, die etwa per WhatsApp hereinkommen, stehen direkt in der Nachricht. Ein Bild oder PDF öffnet sich in der Vorschau; eine Sprachnachricht lässt sich abspielen.

1. Unter dem Anhang auf In die Akte klicken.
2. Bezeichnung, Art und Datum prüfen – sie sind vorbelegt.
3. Enthält Behandlungsdaten eingeschaltet lassen, wenn nur Personen mit Zugriff auf Behandlungsdaten das Dokument sehen sollen.
4. Ablegen.

Danach steht unter dem Anhang, dass er abgelegt ist. Der Knopf erscheint nur, wenn der Vorgang einer Akte zugeordnet ist.

Einer Akte zuordnen

Nicht jeder Eingang lässt sich von selbst zuordnen. Eine unbekannte Nummer oder ein Familienanschluss, der zu mehreren Akten passt, bleibt zunächst ohne Akte – TheraPlanner rät nicht. In der Liste steht dann Noch keiner Akte zugeordnet.

Im Vorgang steht in diesem Fall Passt vielleicht zu mit bis zu drei Akten und dem Grund dafür. Passt die Nummer oder der ganze Name, ordnet Zuordnen mit einem Klick zu. Klingt ein Name nur ähnlich, öffnet Prüfen den Dialog, in dem Du bewusst wählst.

1. Patient:in zuordnen im Seitenkopf wählen.
2. Unter Akte nach Name, Geburtsdatum oder Nummer suchen. Akten, deren Nummer passt, stehen oben.
3. Zuordnen.

Alle Nachrichten des Vorgangs wandern dabei mit in die Akte. Gibt es die Person noch nicht, führt Neue Patient:in anlegen zur neuen Akte.

Hängt ein Vorgang an der falschen Akte, nimm Andere Akte zuordnen …. Zuordnung lösen nimmt ihn ganz aus der Akte; dafür ist ein Grund Pflicht, und er steht danach im Protokoll.

Zuweisen

Unter Mehr → Zuweisen, in der Liste im Dreipunkt-Menü der Zeile, wählst Du unter Zuständige Person jemanden aus dem Team. Ein leeres Feld hebt die Zuständigkeit auf. Ohne diesen Schritt übernimmt den Vorgang, wer als Erste antwortet oder in einer Notiz mit @ erwähnt wird.

Zwei Nebenwirkungen: Der Vorgang gilt danach als gelesen, und ein erledigter Vorgang wird beim Zuweisen wieder offen.

Erledigen und wieder aufnehmen

Erledigen fragt einmal nach und setzt den Vorgang auf Erledigt. Er verschwindet aus dem Posteingang; der Verlauf bleibt in der Akte. Eine gesetzte Erinnerung fällt dabei weg.

Schreibt die Person innerhalb von 30 Tagen auf demselben Weg zurück, öffnet sich der Vorgang von selbst wieder. Von Hand holst Du ihn mit Wieder aufnehmen zurück – im Vorgang oder im Dreipunkt-Menü der Zeile.

Zuweisen, erledigen und zuordnen dürfen alle, die auf Nachrichten antworten dürfen; in der Voreinstellung Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in, Empfang und Assistenz.