Das Nachrichtenprotokoll

Im Nachrichtenprotokoll steht jede E-Mail, SMS und WhatsApp-Nachricht, die TheraPlanner an Patient:innen verschickt hat – automatisch oder von Hand, mit Zustand, Grund und vollem Text. Es beantwortet die Fragen, die am Telefon kommen: „Ich habe keine Erinnerung bekommen.“ „An welche Adresse ging die Rechnung?“ „Warum sind heute alle SMS liegen geblieben?“

Wo es steht und wer es sieht

• Für die ganze Praxis unter Verwaltung → Praxis → Nachrichtenprotokoll.
• Für eine Person in ihrer Akte unter Kommunikation → Zustellung. Dorthin führt auch Im Nachrichtenprotokoll im Bereich Kommunikation.

Sehen darf beides, wer das Recht Nachrichtenprotokoll ansehen hat – in der Voreinstellung jede Rolle, die die Patientenakte sieht: Inhaber:in, Praxisleitung, Therapeut:in, Empfang, Finanzfachkraft und Assistenz. Willst Du es enger, nimm das Recht bei der Rolle weg (siehe Rollen und Rechte).

Was drinsteht – und was nicht

Drin steht alles, was TheraPlanner hinausschickt: Terminbestätigungen, Erinnerungen, Verlegungen und Absagen, Terminvorschläge, Rechnungs- und Mahnmails, Begrüßung und Anmeldelink für den Patientenbereich, Hinweise auf neue Nachrichten im Portal, der unterschriebene Behandlungsvertrag – und alles, was jemand aus dem Team von Hand geschrieben hat, aus der Akte oder als Antwort im Posteingang.

Nicht drin stehen Anrufe, Notizen und alles, was bei Dir eingeht. Dafür ist der Posteingang da.

Die Liste lesen

Die Zustände:

• Wird versendet – wartet und geht gleich hinaus.
• Zurückgestellt – nur bei SMS: das Telefon war nicht erreichbar. Der nächste Anlauf kommt von selbst.
• Versendet – hat TheraPlanner verlassen. Bei einer E-Mail ist das das Letzte, was zu erfahren ist.
• Zugestellt – bei SMS und WhatsApp: das Netz hat die Zustellung bestätigt.
• Gelesen – bei WhatsApp, wenn die Person die Nachricht geöffnet hat.
• Fehlgeschlagen – nicht angekommen. Darunter steht der Grund, etwa ein erschöpftes SMS-Kontingent oder eine unzustellbare Adresse.

Nachricht ansehen im Dreipunkt-Menü der Zeile – oder ein Klick auf die Zeile – zeigt Betreff und den vollständigen Text, so wie er hinausging; bei einer E-Mail unter So kam die E-Mail an, bei einer SMS unter So kam die SMS an. Vorgang öffnen führt in den zugehörigen Vorgang im Posteingang.

Über das Spaltensymbol lässt sich der Empfänger als eigene Spalte einblenden – etwa, um ihn zu kopieren.

Suchen und filtern

Ins Suchfeld kannst Du dreierlei eingeben:

• einen Namen – wie in der Kartei, auch Wortanfänge.
• eine Adresse oder Nummer – immer vollständig. „0170 1234567“ findet auch „+49 170 1234567“, aber „1234“ allein findet nichts: Empfänger liegen verschlüsselt und lassen sich nur als Ganzes vergleichen.
• ein Wort aus Text oder Betreff, etwa eine Rechnungsnummer. Durchsucht werden die jüngsten 2.000 Nachrichten innerhalb Deiner Filter. Suchst Du etwas Älteres, grenz vorher den Zeitraum ein.

Daneben filterst Du nach Kanal, Zustand, Anlass, Zeitraum und Patient:in.

Was Du mit Absicht nicht siehst

Anmeldelinks und Codes. Wo in einer Nachricht ein persönlicher Link stand – zum Patientenbereich, zur Rechnung, zur Auswahl der Terminvorschläge –, steht im Protokoll [Link ausgeblendet], ein Anmeldecode erscheint als [Code ausgeblendet]. Wer einen solchen Link öffnet, gilt als die Patientin; im Protokoll hat er nichts verloren. Braucht jemand einen neuen Link, lässt er ihn sich auf der Anmeldeseite des Patientenbereichs selbst schicken.

Eingeschränkte Vorgänge. Steht ein Vorgang im Posteingang auf Nur Behandlungsteam oder Nur zuständige Person, steht die Zeile im Protokoll zwar da – Empfänger, Betreff und Text aber nur für die, die den Vorgang auch öffnen dürften. Den Namen der Person sieht nur, wer die Stammdaten sehen darf.

Wie lange Nachrichten bleiben

TheraPlanner räumt jede Nacht auf:

• Automatische Nachrichten, auf die niemand geantwortet hat – Erinnerungen, Bestätigungen, Anmeldelinks –, werden nach drei Jahren gelöscht, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie hinausgingen.
• Rechnungs- und Mahnmails bleiben sechs Jahre – sie sind Geschäftsbriefe.
• Von Hand geschriebene Nachrichten und jeder Vorgang, in dem jemand geantwortet hat, werden nicht gelöscht. Das ist Schriftverkehr mit der Patientin und gehört zur Akte.

Bei einer SMS bleibt nach der Frist nur der Zähleintrag für das SMS-Guthaben stehen, ohne Text.