Anrufe und Rückrufe

Am Tresen klingelt es, jemand sagt den Termin am Donnerstag ab, es wird aufgelegt – und die Auskunft steht auf einem Zettel. Ein Zettel taucht in keiner Liste auf und ist am Nachmittag verschwunden. Deshalb lässt sich jeder Anruf im Posteingang nachtragen. Er ist dann ein Vorgang wie jeder andere: zuweisen, notieren, erledigen.

Einen Anruf nachtragen

Im Posteingang oben rechts Anruf nachtragen. Das Fenster hat vier Teile.

Gespräch

1. Richtung: Eingehend oder Ausgehend.
2. Wie ist er gelaufen: eingehend Angenommen oder Verpasst, ausgehend Geführt oder Keine Antwort.
3. Wann: vorbelegt mit jetzt, nie in der Zukunft.
4. Wer hat angerufen (bei ausgehenden: Wen angerufen) – ein Name, wie er genannt wurde.
5. Rufnummer: freiwillig. Über die Nummer findet der Anruf von selbst die Akte.
6. Gehört zur Akte: die Akte direkt wählen, wenn Du sie kennst.

Anlass

Das Anliegen wird der Betreff des Vorgangs:

• Terminabsage (Vorgabe)
• Terminverschiebung
• Neuer Termin
• Rezept oder Unterlagen
• Fachliche Frage oder Rückruf
• Geschäftliches
• Werbung oder unverständlich
• Verpasster Anruf

Notiz

Unter Was besprochen wurde schreibst Du in eigenen Worten, was wichtig ist. Das ist freiwillig. Mitgeschnitten wird nichts.

Folgeaufgabe

• War damit erledigt setzt den Vorgang gleich auf erledigt – etwa bei einer Absage, die schon im Kalender eingetragen ist.
• Aufgabe anlegen macht aus dem Anruf eine Aufgabe mit Aufgabe (Titel), Fällig am (vorbelegt mit heute) und Zuständig.

Bei Verpasst oder Keine Antwort ist Aufgabe anlegen schon eingeschaltet, und der Titel heißt „Zurückrufen: …“ mit dem Namen. Bei anderen Anliegen steht das Anliegen im Titel. Einen selbst geänderten Titel überschreibt TheraPlanner nicht.

Zum Schluss Eintragen. Gibt es zu derselben Nummer schon einen offenen Telefon-Vorgang, hängt sich der Anruf dort an, statt einen zweiten anzulegen.

Aufgabe anlegen sieht nur, wer Aufgaben anlegen darf. Wer Aufgaben nicht anderen zuweisen darf, kann nur sich selbst als zuständig wählen.

Rückrufe abarbeiten

• Im Posteingang den Reiter Anrufe wählen.
• Oder filtern: Eingegangen über → Telefon, dazu Anliegen am Telefon → Verpasster Anruf.
• Die Rückruf-Aufgaben stehen außerdem in den Aufgaben – im Posteingang führt Zu den Aufgaben dorthin.

Ein Anruf lässt sich nicht schriftlich beantworten. Im Vorgang steht dann statt des Antwortfelds, dass darauf ein Rückruf antwortet. Hat die Person zusätzlich geschrieben, kannst Du auf diese Nachricht antworten (siehe Auf einen Vorgang antworten).

Telefonanlage und Anrufbeantworter

Ist die Telefonanlage Deiner Praxis an TheraPlanner angebunden, erscheinen Anrufe von selbst im Posteingang: angenommen, verpasst, besetzt oder vor dem Annehmen aufgelegt, mit Rufnummer, Dauer und Nebenstelle. Über die Rufnummer findet der Anruf die passende Akte, wenn sie dort hinterlegt ist.

Spricht jemand auf den Anrufbeantworter, kann TheraPlanner die Ansage als Text im Vorgang zeigen – unter Auf der Mailbox gesagt, mit dem genannten Termin und dem Hinweis, wie gut die Ansage verstanden wurde. Abgelegt wird nur der Text, nie die Tondatei.

Die Anbindung selbst lässt sich nicht im Panel einrichten. Frag dafür beim Support nach.

Damit die Anrufe die Akte finden

Die Zuordnung klappt nur, wenn die Rufnummer in der Akte steht. Wie sie dort geschrieben ist, spielt keine Rolle – „0170 1234567“ und „+49 170 1234567“ gelten als dieselbe Nummer. Teilen sich mehrere Akten einen Anschluss, bleibt der Vorgang ohne Akte, bis jemand ihn zuordnet (siehe Einen Vorgang bearbeiten).

Damit am Telefon schon beim Klingeln der Name erscheint, lässt sich das Adressbuch der Praxis in die Fritz!Box holen (siehe Fritz!Box als Telefonbuch).