Texte und Platzhalter

Die Texte der automatischen Nachrichten änderst Du unter Verwaltung → Praxis → Nachrichtenvorlagen, je Anlass und Weg (siehe Automatische Nachrichten einstellen). Was für alle Mails gemeinsam gilt – Anrede, Grußformel, Fußnote – steht an anderer Stelle, damit Du es einmal änderst und nicht dreizehnmal.

Platzhalter

In den Texten stehen Ausdrücke in doppelten geschweiften Klammern:

wir erinnern Dich an Deinen Termin am {{ appointment.date }} um
{{ appointment.time }} Uhr.

Beim Verschicken setzt TheraPlanner die richtigen Werte ein. Welche Platzhalter es für einen Anlass gibt, steht unter jedem Textfeld unter Platzhalter: mit einer kurzen Erklärung. Schreib sie von dort ab, statt sie zu raten.

Ein paar, die fast überall gehen:

Ein Termin oder mehrere

Weil eine Terminnachricht oft mehrere Termine auf einmal nennt (siehe Wann Terminnachrichten hinausgehen), richten sich einige Platzhalter nach der Zahl:

{{ appointments.subject_sentence }} ist dasselbe als Satz („… steht“ oder „… stehen“), {{ appointments.headline }} die passende Überschrift über der Liste. Hast Du die Terminmails nie selbst geändert, bekommst Du neue Vorgabetexte automatisch. Selbst geschriebene Texte bleiben, wie sie sind.

Wie man Dich erreicht

Am Ende der Mails steht {{ practice.contact_sentence }} – ein Satz, wie die Patientin Dich erreicht. Er richtet sich nach dem, was in den Praxisdaten hinterlegt ist:

In der SMS steht stattdessen {{ practice.contact }}: die Telefonnummer, ohne sie die E-Mail-Adresse.

Hast Du selbst einen Satz mit {{ practice.phone }} geschrieben und es ist keine Telefonnummer hinterlegt, setzt TheraPlanner an Stelle dieses einen Satzes den Kontaktsatz ein. So kommt nie „Ruf uns an: .“ an.

Der Hinweis auf das Patientenportal

Hat Deine Praxis ein Patientenportal, nennen die Terminmails zuerst den Patientenbereich und erst danach Telefon und E-Mail. Dafür stehen zwei Platzhalter bereit:

• {{ portal.self_service_sentence }} in der Mail – lädt in den Patientenbereich ein, mit dem, was er bei Dir kann („… Termine ansehen, abzusagen und neue anzufragen“). Kann Dein Portal etwas nicht, steht es nicht im Satz.
• {{ portal.short_hint }} in der SMS – „Deine Termine online: …“. Er steht nur, solange die SMS damit höchstens zwei Teile hat oder er keinen weiteren Teil kostet.

Kommt die Empfängerin nicht ins Portal – gesperrter Zugang, archivierte Akte, kein Zugang –, entfallen beide. Nimm einen Platzhalter aus Deinem Text heraus, und der Hinweis fehlt. Wie das Portal eingerichtet wird, steht unter Patientenportal einrichten.

Anrede, Grußformel, Fußnote

Diese drei gelten für alle Mails an Patient:innen und stehen unter Verwaltung → Praxis → Einstellungen im Abschnitt E-Mail an Patient:innen:

• Anrede in E-Mails: Hey {Vorname}, (Vorgabe), Hallo {Vorname},, Liebe/Lieber {Vorname}, (nach dem Geschlecht in der Akte, ohne Angabe „Liebe:r“), Guten Tag {Vorname} {Nachname}, oder Eigener Text. Fehlt der Vorname, steht „Hallo,“ da. Unter der Auswahl siehst Du gleich, wie es aussieht.
• Eigene Anrede: bei Eigener Text, mit {vorname}, {nachname} und {anrede} („Frau Muster“).
• Grußformel in E-Mails: leer heißt „Viele Grüße“ und der Name der Praxis.
• Fußnote in E-Mails: kleingedruckt unter der Anschrift, etwa ein Hinweis auf die Schweigepflicht.

Farbe und Logo der Mails kommen aus Personalisierung – dieselben, die Du in TheraPlanner siehst.