Automatische Nachrichten einstellen

TheraPlanner kann Deinen Patient:innen von sich aus schreiben: wenn ein Termin eingetragen, verlegt oder abgesagt wird, vor einem Termin, wenn eine Rechnung bereitliegt. Was davon hinausgeht und mit welchem Text, stellst Du unter Verwaltung → Praxis → Nachrichtenvorlagen ein.

Die Seite sieht, wer das Recht Erscheinungsbild der Praxis anpassen hat – in der Voreinstellung nur die Inhaber:in. Daneben gibt es die Textbausteine für gedruckte Schreiben; das ist etwas anderes (siehe Briefbogen und Vorlagen).

Voreingestellt schreibt TheraPlanner nichts

Die Terminnachrichten sind ab Werk aus. Erst ein Häkchen lässt Post entstehen. Das ist Absicht: Wer am Montag seine Termine einspielt, soll am Dienstag nicht dreihundert Bestätigungen für längst bekannte Termine verschicken.

Ab Werk eingeschaltet sind nur Nachrichten, die keinen Schwall auslösen können: die Begrüßung im Patientenbereich, Rechnung und Mahnung sowie die Übersicht der kommenden Termine, die ohnehin nur von Hand hinausgeht.

Die Anlässe

Die Seite hat vier Bereiche. Jeder Anlass ist eine eigene, eingeklappte Karte.

Die Antworten auf eine Terminanfrage aus dem Patientenbereich lassen sich nicht abschalten: Die Patientin hat gefragt und wartet. Sie gehen per E-Mail hinaus, ohne Adresse per SMS. Für Termine aus einer Anfrage ersetzt die Zusage die Terminbestätigung, sodass nur eine Nachricht ankommt. Auch Anmeldelink und Einladung gehen immer hinaus – ohne sie kommt niemand hinein. Ihren Text kannst Du trotzdem ändern.

Die Begrüßung geht genau einmal hinaus, sobald eine Patientin ihren Portalzugang bekommt, und nur an Personen, die in den Weg eingewilligt haben.

Einen Anlass einstellen

1. Die Karte des Anlasses aufklappen.
2. Per E-Mail verschicken und/oder Per SMS verschicken einschalten. Bei den Terminanlässen gibt es zusätzlich Per WhatsApp verschicken (siehe WhatsApp im Alltag).
3. Bei E-Mail Betreff und Text anpassen, bei SMS die Kurznachricht (höchstens 320 Zeichen).
4. Mit Vorschau prüfen, wie es ankommt – mit erfundenen Beispielwerten.
5. Oben rechts Speichern.

Die Änderungen gelten ab der nächsten Nachricht. Unter jedem Textfeld stehen die Platzhalter, die Du verwenden kannst (siehe Texte und Platzhalter).

Die Reihenfolge der Wege ist E-Mail, dann SMS, dann WhatsApp. Es geht eine Nachricht hinaus – über den ersten eingeschalteten Weg, der bei der Patientin greift. Hast Du nur E-Mail eingeschaltet und fehlt die Adresse, geht nicht ersatzweise eine SMS hinaus. Deine Entscheidung je Weg gilt.

Wann Terminnachrichten hinausgehen

Bestätigung, Verlegung und Absage warten eine Viertelstunde. Jede weitere Änderung an den Terminen derselben Patientin in dieser Zeit schiebt den Versand nach hinten. Danach geht eine Nachricht mit allem, was sich getan hat. Wer am Tresen vier Folgetermine einträgt, verschickt so eine Nachricht statt vier.

Daraus folgt:

• Ein Termin, der eingetragen und gleich wieder verlegt wird, wird als neuer Termin zur neuen Zeit bestätigt.
• Ein Termin, der eingetragen und gleich wieder abgesagt wird, erzeugt gar keine Nachricht.
• Mehrmals verlegt heißt: eine Verlegung, „statt bisher“ die erste Zeit.

Bald beginnende Termine warten nicht. Betrifft eine Änderung einen Termin, der in den nächsten zwei Stunden beginnt, geht die Nachricht sofort hinaus – eine Absage, die liegen bleibt, während die Patientin schon unterwegs ist, käme zu spät.

Die Erinnerung geht eine einstellbare Zahl Stunden vor dem Termin hinaus, voreingestellt 24. Den Vorlauf stellst Du unter Verwaltung → Praxis → Einstellungen ein: Terminerinnerung: Vorlauf in Stunden, zwischen 1 und 168.

Was (noch) nicht geht

• Eigene Anlässe anlegen geht nicht – es gibt genau die oben genannten.
• Rechnung, Mahnung und Einladung gehen nur per E-Mail.
• Der Beleg selbst hängt nicht an der Rechnungsmail. Sie nennt Betrag, Frist und Bankverbindung und führt mit einem Knopf zur Rechnung im Patientenbereich (siehe Eine Rechnung erstellen).