Notizen und Erwähnungen

Zu jedem Vorgang lassen sich Notizen erfassen: „hat gestern schon angerufen“, „Verordnung kommt per Post“. Notizen bleiben im Haus. Sie stehen in einem eigenen Bereich unter der Zeitleiste und nicht im Verlauf mit der Patientin – der Verlauf ist das, was zwischen Praxis und Patientin gelaufen ist, und geht bei einer Auskunft an die Patientin mit heraus. Ein interner Vermerk gehört nicht dazu.

Notizen schreiben darf, wer auf Nachrichten antworten darf; in der Voreinstellung alle Rollen außer der Finanzfachkraft.

Eine Notiz schreiben

Ganz unten im geöffneten Vorgang steht das Feld Notiz.

1. Ins Feld klicken – oder Mehr → Notiz hinzufügen, das springt ebenfalls dorthin.
2. Losschreiben.

Die Notiz speichert sich von selbst, sobald Du kurz innehältst oder das Feld verlässt. Darunter steht, was gerade passiert: Wird gespeichert …, Noch nicht gespeichert oder „Gespeichert um … Uhr“. Tippst Du weiter, wird dieselbe Notiz fortgeschrieben. Neue Notiz beginnt eine weitere.

Eine Notiz ist höchstens 2.000 Zeichen lang. Leerst Du das Feld, wird nichts gelöscht – die zuletzt gespeicherte Fassung bleibt stehen.

Auch aus der Liste heraus geht es: im Dreipunkt-Menü der Zeile Notiz hinzufügen, dann Notiz speichern.

Über jeder gespeicherten Notiz stehen Zeitpunkt und Verfasser:in, bei einer Erwähnung außerdem, an wen sie den Vorgang übergeben hat (Zugewiesen an).

Jemanden erwähnen

1. Im Notizfeld @ tippen und die ersten Buchstaben eines Namens.
2. Aus der Liste des Teams wählen – mit den Pfeiltasten und Enter (oder Tab), oder mit einem Klick. Esc schließt die Liste.

Eingesetzt wird der volle Name, etwa „@Melanie Demo“. Dann passiert zweierlei:

• Der Vorgang geht an diese Person über – sie ist danach zuständig.
• Sie bekommt eine Meldung in der Glocke, die direkt zu den Notizen führt.

Die Meldung kommt einmal, auch wenn Du danach weitertippst. Die Liste mit dem Team gibt es in jedem Notizfeld des Posteingangs: im Vorgang, im Fenster aus der Liste und bei Erneut erinnern im Feld Worauf wird gewartet?.

Eine Notiz nachbessern

Mehr → Notiz bearbeiten:

1. Unter Welche Notiz die Notiz wählen. Sie erscheint im Feld darunter.
2. Den Text ändern.
3. Änderung speichern.

Eine neu hinzugekommene Erwähnung wirkt wie beim ersten Mal. Wer schon benachrichtigt wurde, bekommt keine zweite Meldung.

Notiz oder Aufgabe?

Eine Notiz gehört zu einem Vorgang, also zu einem Anliegen von außen. Was nur im Team zu tun ist – „Frau M. ist nur vormittags erreichbar, bitte an alle weitergeben“ –, ist eine Aufgabe: Sie wird erledigt, nicht beantwortet, und kann eine Fälligkeit und mehrere Zuständige haben. Im Posteingang führt Zu den Aufgaben dorthin.

Was (noch) nicht geht

• Eine Notiz lässt sich nicht löschen, nur ändern.
• Notizen sind nicht durchsuchbar – auch sie liegen verschlüsselt.