Kommunikation
Posteingang, Erinnerungen, SMS und WhatsApp, Formulare auf der Praxis-Website.
- Der Posteingang Anrufe, SMS, E-Mails, WhatsApp, Website- und Portalanfragen an einer Stelle – die Liste lesen, filtern und das Wichtigste zuerst erledigen.
- Einen Vorgang bearbeiten Einen Vorgang öffnen, den Verlauf lesen, ihn einer Akte zuordnen, zuweisen, erledigen und Anhänge in die Akte übernehmen.
- Auf einen Vorgang antworten Direkt im Vorgang antworten – per SMS, WhatsApp, E-Mail oder ins Patientenportal – und verstehen, warum eine Antwort manchmal gesperrt ist.
- Notizen und Erwähnungen Interne Notizen an einem Vorgang festhalten, Kolleginnen mit @ erwähnen und ihnen den Vorgang damit übergeben.
- Erneut erinnern Einen Vorgang zurücklegen, bis etwas eintrifft – er taucht am gewählten Tag wieder oben auf, und die zuständige Person bekommt eine Meldung.
- Vorgänge zusammenfassen Zwei oder mehr Vorgänge derselben Person zu einem machen – von Hand oder auf Vorschlag – und es bei Bedarf wieder aufteilen.
- Anrufe und Rückrufe Einen Anruf im Posteingang nachtragen, daraus eine Rückruf-Aufgabe machen und verstehen, was von Telefonanlage und Anrufbeantworter ankommt.
- Aus der Akte schreiben Einer Patientin von Dir aus eine E-Mail, SMS oder WhatsApp schicken und in der Akte den ganzen Verlauf aller Kontakte sehen.
- Automatische Nachrichten einstellen Festlegen, wann TheraPlanner Deinen Patient:innen von selbst schreibt – Terminbestätigung, Erinnerung, Absage, Rechnung – und was dann dasteht.
- Texte und Platzhalter Die Texte der automatischen Nachrichten anpassen – Platzhalter, Kontaktsatz, Hinweis auf das Patientenportal, Anrede, Grußformel und Fußnote.
- Warum eine Nachricht nicht ankommt Warum eine Erinnerung oder Bestätigung nicht hinausgeht – Schalter, Einwilligung, Adresse, Rückläufer – und was dann zu tun ist.
- SMS Wie SMS aus TheraPlanner hinausgehen, was eine SMS lang und teuer macht und was passiert, wenn eine SMS nicht sofort ankommt.
- SMS über das eigene Telefon Ein Android-Telefon der Praxis verbinden, damit SMS von Deiner Nummer hinausgehen und Antworten im Posteingang landen.
- WhatsApp einrichten Die WhatsApp-Nummer der Praxis mit TheraPlanner verbinden, die Risiken kennen, die Verbindung prüfen und wieder trennen.
- WhatsApp im Alltag Terminnachrichten per WhatsApp verschicken, die 24-Stunden-Regel von Meta verstehen und wissen, was mit Antworten, Fotos und „STOP“ passiert.
- Das Nachrichtenprotokoll Nachsehen, ob und wann eine E-Mail, SMS oder WhatsApp an eine Patientin hinausging, an welche Adresse – und wenn nicht, woran es lag.
- Formulare auf der Praxis-Website Ein Kontakt-, Rückruf- oder Terminanfrageformular anlegen, auf der eigenen Website einbinden und die Anfragen im Posteingang bearbeiten.
- Website-Formulare – Schutz und eigenes Formular Wie die Website-Formulare sich gegen Spam schützen, was für die Datenschutzerklärung wichtig ist und wie ein eigenes Formular seine Anfragen weiterreicht.
- Fritz!Box als Telefonbuch Die Patientenkontakte als Online-Telefonbuch in die Fritz!Box holen, damit das Telefon am Empfang beim Klingeln zeigt, wer anruft.